Przygotuj się do KSeF z kwalifikowanymi certyfikatami
Dla wielu przedsiębiorców Krajowy System e-Faktur (KSeF) to kolejny obowiązek. W rzeczywistości może być jednak impulsem do digitalizacji kolejnych obszarów biznesu. Wdrożenie systemu z wyprzedzeniem pozwoli uniknąć nerwowego startu, spokojnie przetestować narzędzia, a przede wszystkim przeszkolić pracowników. To także dobry moment, by uporządkować procesy fakturowania i archiwizacji dokumentów.
Rejestracja w KSeF – od czego zacząć?
Każdy podmiot z NIP-em ma automatycznie utworzone konto w KSeF. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) logowanie do systemu jest możliwe od razu – wystarczy Profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny.
Spółki i inne podmioty prawne bez kwalifikowanej e-pieczęci z numerem NIP uzyskają dostęp, składając formularz ZAW-FA w Urzędzie Skarbowym lub od 1 listopada przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Osoba z uprawnieniami właścicielskimi upoważnia w KSeF innych użytkowników oraz podmioty jak biura rachunkowe.
Uwierzytelnienie w KSeF
Każda faktura przesłana do KSeF otrzymuje swój unikalny numer oraz kod QR, które potwierdzają jej wprowadzenie do systemu i pozwalają w każdej chwili sprawdzić jej status. Logowanie do systemu wymaga wcześniejszego potwierdzenie tożsamości użytkownika na jeden z 5 sposobów:
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Zawiera dane osobowe właściciela certyfikatu. Jest wydawany przez podmioty świadczące usługi zaufania (jak KIR) po zweryfikowaniu tożsamości użytkownika. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS na terenie UE kwalifikowany e-podpis ma moc prawną podpisu odręcznego.
W KIR jest dostępny w zestawie z czytnikiem i kartą kryptograficzną Szafir oraz w aplikacji mobilnej mSzafir. Podpiszesz nim m.in. umowy, pełnomocnictwa, oferty przetargowe czy faktury.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna
Potwierdza wiarygodność i autentyczność dokumentów w imieniu firmy, ponieważ w certyfikacie ujęto dane rejestrowe organizacji. Kwalifikowany certyfikat e-pieczęci wydawany jest wyłącznie zweryfikowanym podmiotom, dlatego ma moc prawną tradycyjnej pieczątki.
Jest stosowana m.in. do uwierzytelniania w KSeF jako firma, potwierdzania dokumentacji technicznej do EPREL, do zarejestrowania konta firmowego w e-Doręczeniach, ochrony plików przed nieautoryzowanymi zmianami oraz do optymalizacji procesów administracyjnych.
E-pieczęć w wariancie mobilnym umożliwia zarządzanie online dostępem do firmowej pieczęci nawet 10 użytkownikom jednocześnie, co ułatwi pracę w rozproszonym zespole. Z kwalifikowanym certyfikatem w Krajowym Systemie e-Faktur - logujesz się online, bez dodatkowych formalności.
Profil zaufany
Bezpłatne rozwiązanie używane w kontaktach z administracją publiczną, w tym do logowania do KSeF. Sprawdzi się w małych firmach z niewielką liczbą operacji, natomiast przy większych wolumenach dokumentów — proces autoryzacji może być czasochłonny. W takim przypadku polecamy rozważyć kwalifikowany e-podpis lub e-pieczęć.
Certyfikat KSeF
Unikalny identyfikator użytkownika, który będzie dostępny od 1 listopada 2025 r. Wymaga złożeniu wniosku i potwierdzenia tożsamości. Pozwala wystawiać faktury także w trybach awaryjnych i offline, dzięki czemu praca firmy nie zostaje przerwana przy problemach z dostępem do systemu.
Token KSeF
Unikalny ciąg znaków, który służy do automatycznego logowania się do Krajowego Systemu e-Faktur. Można z niego korzystać do końca 2026 rok, ponieważ później zostanie zastąpiony certyfikatem KSeF.
Integracja z oprogramowaniem księgowym i współpraca z biurem rachunkowym
KSeF przyjmuje faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Od 1 lutego będzie obowiązywać struktura logiczna FA(3), z którą zostanie wdrożony tryb awaryjny i offline. Jeśli współpracujesz z biurem rachunkowym, pamiętaj o nadaniu im odpowiednich uprawnień (zgłoszenie ZAW-FA w urzędzie skarbowym) – pełnych lub ograniczonych, w zależności od potrzeb.
Tryby pracy KSeF
System będzie obsługiwał codziennie miliony faktur, dlatego przewidziano różne tryby pracy, które umożliwiają wystawianie dokumentów także w przypadku problemów technicznych również po stronie KSeF.
Tryb online
Podstawowy sposób działania KSeF – faktura jest przesyłana i weryfikowana w czasie rzeczywistym. Po zaakceptowaniu przez system otrzymuje unikalny numer KSeF oraz kod QR. Dokument jest natychmiast widoczny dla kontrahenta i możliwy do pobrania.
Tryb offline24
W czasie ograniczonego dostępu do internetu — faktura jest zapisywana w systemie księgowym i musi zostać przesłana do KSeF w ciągu 24 godzin od jej wystawienia.
Tryb offline (niedostępność systemu)
W przypadku przerwy w działaniu KSeF po stronie Ministerstwa Finansów można wystawić fakturę w trybie offline. Po przywróceniu działania systemu dokument musi zostać przesłany do KSeF w określonym czasie, aby uzyskał numer i został zarejestrowany.
Tryb awaryjny
Uruchamiany w przypadku poważniejszych problemów technicznych. Ministerstwo Finansów będzie informować o rozpoczęciu i zakończeniu trybu awaryjnego w publicznych komunikatach. Faktury wystawione w tym czasie również należy przesłać do KSeF po przywróceniu jego działania.
Obowiązek, który może stać się przewagą
Kluczowe jest zrozumienie, jak działają tryby pracy KSeF, a także wybór odpowiedniej metody autoryzacji, która najlepiej pasuje do Twojej firmy. Pamiętaj też o integracji z oprogramowaniem księgowym oraz nadaniu uprawnień swojemu biuru rachunkowemu, co zagwarantuje Ci bezproblemowe przejście na nowe zasady.
Sprawdź analizę stanu cyfryzacji polskich przedsiębiorstw z raportu "Zaufanie w cyfrowym świecie. Kierunek: wiarygodność" i dowiedź się więcej o e-pieczęci.
