0pieczętowanie dokumentu księgowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zapewnia integralność danych i poświadcza prawdziwość źródła pochodzenia dokumentu. Dzięki temu odbiorca wie, kto przesłał mu dokument i ma pewność, że nie został on zmodyfikowany.

Aktualnie obowiązujące prawo pozwala przetwarzać dokumenty papierowe na formę cyfrową. Korzystanie z kwalifikowanej pieczęci chroni instytucję w sytuacji utraty fizycznych dokumentów. Elektroniczna archiwizacja dokumentów ułatwia dostęp do danych i poprawia przepływ informacji wewnątrz instytucji.

Po zastosowaniu kwalifikowanej pieczęci modyfikacja opieczętowanego pliku przez osoby nieuprawnione nie jest możliwa.

Pieczęć elektroniczna chroni personalne dane pracownika, ponieważ nie zawiera prywatnych informacji. Większość spraw firmowych nie wymaga udostępniania danych wrażliwych indywidualnego pracownika. Odbiorca e-dokumentu opatrzonego e-pieczęcią ma pewność, że pismo pochodzi z danej instytucji i że nikt nie dokonał w nim zmian.

Zastąpienie papierowych dokumentów wersją cyfrową eliminuje koszty drukowania, kopiowania, dystrybucji i archiwizacji. Redukuje koszty i ślad węglowy.

Opieczętowane dokumenty są dystrybuowane drogą e-mailową, co usprawnia kontakty wewnętrzne i zewnętrzne firmy. Przyspieszenie i ułatwienie obsługi dokumentów poprawia komfort pracy i oszczędza czas pracowników.

Dzięki stosowaniu cyfrowych narzędzi firma zyskuje wizerunek podmiotu, który szanuje czas swoich pracowników i klientów oraz dba o ekologię.