Pieczęć elektroniczna Szafir

Kwalifikowana e-pieczęć z numerem NIP umożliwia uwierzytelnienie w KSeF jako firma, bez konieczności składania wniosków do Urzędu Skarbowego (ZAW-FA). Pozwala zarządzać online uprawnieniami do systemu dla pracowników i podmiotów (np. biur rachunkowych).

Od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy muszą odbierać faktury ustrukturyzowane w KSeF. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. już wszystkich podatników VAT prowadzących działalność w Polsce. 

System jest przeznaczony dla producentów i innych dostawców w celu rejestracji określonych rodzajów produktów wprowadzanych na rynek wewnętrzny UE. Firmy zainteresowane zgłoszeniem lub aktualizacją swoich produktów powinny posiadać kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna KIR jest akceptowana w systemie EPREL.

Zamawiasz certyfikat pieczęci na potrzeby rejestracji podmiotu w systemie EPREL:
- w danych do certyfikatu wybierz KRS jako „Identyfikator organizacji”,
- wpisz w Uwagach do zamówienia hasło „EPREL”.

Od 22 kwietnia 2025 r. EPREL wymaga certyfikatów ze specjalnie wpisanym numerem KRS, a nie numerem NIP organizacji. Twoja uwaga pozwoli nam przygotować certyfikat z poprawnym identyfikatorem.

Zgodnie z art. 4 Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2024/994 z dnia 2 kwietnia 2024 r., dostawcy produktów objętych zakresem rozporządzeń dotyczących etykietowania energetycznego mają obowiązek rejestracji każdego nowego modelu produktu w "bazie danych produktów" przed wprowadzeniem takiego produktu na rynek. Baza takich produktów została utworzona i jest znana pod nazwą "EPREL" (European Product Registry for Energy Labelling). Wiarygodność i bezpieczeństwo danych zarejestrowanych w bazie danych jest zapewnione dzięki weryfikacji tożsamości dostawców za pomocą procedury elektronicznej wykorzystującej kwalifikowane pieczęcie elektroniczne (w przypadku osób prawnych) lub kwalifikowane podpisy elektroniczne (w przypadku osób fizycznych). 

Prawo pozwala przetwarzać dokumenty papierowe na formę cyfrową. Korzystanie z kwalifikowanej pieczęci potwierdza autentyczność pliki i gwarancuje ich integralność. Elektroniczna archiwizacja dokumentów ułatwia dostęp do danych i poprawia przepływ informacji wewnątrz instytucji.

Kwalifikowany certyfikat e-pieczęci dzięki kryptograficznemu szyfrowaniu, chroni dokumenty przed nieautoryzowanymi zmianami. W każdej chwili można sprawdzić, czy dany plik był modyfikowany od jego opieczętowania.

Pieczęć elektroniczna chroni personalne dane pracownika, ponieważ zawiera wyłącznie dane firmy. Pracownik autoryzując dokumenty e-pieczęcią potwierdza ich autentyczność, dzięki czemu odbiorca  ma pewność, że pismo pochodzi z danej instytucji i że nikt nie dokonał w nim zmian.

Zastąpienie papierowych dokumentów wersją cyfrową redukuje ślad węglowy i koszty drukowania, kopiowania, dystrybucji oraz archiwizacji.

Pozwala zoptymalizować procesy związane z obiegiem dokumentów jak prowadzenie e-Teczek pracowniczych, potwierdzania załączników do międzynarodowych przetargów czy zarządzania e-Archiwum. Zabezpieczone e-pieczęcią pliki szybciej docierają do adresatów elektronicznie.