Mobilna pieczęć elektroniczna mSzafir

Wystarczy opieczętować żądanie autoryzacyjne kwalifikowanym certyfikatem e-pieczęci z numerem NIP, by zalogować się do KSeF z uprawnieniami właścicielskimi. Dzięki temu od ręki firma może zarządzać dostępami dla pracowników i podmiotów jak biura rachunkowe.

Mobilna e-pieczęć świetnie sprawdza się w strukturach rozproszonych, ponieważ jednocześnie może z niej korzystać do 10 osób.

System jest przeznaczony dla producentów i innych dostawców w celu rejestracji określonych rodzajów produktów wprowadzanych na rynek wewnętrzny UE. Firmy zainteresowane zgłoszeniem lub aktualizacją swoich produktów powinny posiadać kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna KIR jest akceptowana w systemie EPREL.

Zamawiasz certyfikat pieczęci na potrzeby rejestracji podmiotu w systemie EPREL:
- w danych do certyfikatu wybierz KRS jako „Identyfikator organizacji”,
- wpisz w Uwagach do zamówienia hasło „EPREL”.

Od 22 kwietnia 2025 r. EPREL wymaga certyfikatów ze specjalnie wpisanym numerem KRS, a nie numerem NIP organizacji. Twoja uwaga pozwoli nam przygotować certyfikat z poprawnym identyfikatorem.

Zgodnie z art. 4 Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2024/994 z dnia 2 kwietnia 2024 r., dostawcy produktów objętych zakresem rozporządzeń dotyczących etykietowania energetycznego mają obowiązek rejestracji każdego nowego modelu produktu w "bazie danych produktów" przed wprowadzeniem takiego produktu na rynek. Baza takich produktów została utworzona i jest znana pod nazwą "EPREL" (European Product Registry for Energy Labelling). Wiarygodność i bezpieczeństwo danych zarejestrowanych w bazie danych jest zapewnione dzięki weryfikacji tożsamości dostawców za pomocą procedury elektronicznej wykorzystującej kwalifikowane pieczęcie elektroniczne (w przypadku osób prawnych) lub kwalifikowane podpisy elektroniczne (w przypadku osób fizycznych). 

W działach HR mobilna pieczęć elektroniczna znajduje zastosowanie m.in. w:
- potwierdzaniu elektronicznych akt osobowych zgodnie z przepisami prawa pracy do e-Teczek
- digitalizacji procesów onboardingu i archiwizacji dokumentów pracowniczych
- usprawnieniu komunikacji z pracownikami – np. przy wydawaniu zaświadczeń czy opinii

Mobilna kwalifikowana pieczęć elektroniczna to skuteczny sposób na wiarygodne poświadczenie pochodzenia dokumentów firmowych. Sprawdza się w codziennym obiegu wewnętrznym i zewnętrznym organizacji:
- umożliwia opieczętowanie dokumentów zawieszonych na stronach internetowych firmy, międzynarodowych ofert handlowych, pism urzędowych czy regulaminów
- pozwala pieczętować kilka dokumentów jednocześnie
- kwalifikownay certyfikat e-pieczęci jest zgodny z rozporządzeniem eIDAS, dlatego wszystkie dokumenty są honorowane w UE

Mobilna pieczęć jest przydatna wszędzie tam, gdzie liczy się szybkość i wiarygodność źródła dokumentu:
- może być wykorzystana do złożenia wniosku o adres e-Doręczeń
- potwierdza autentyczność instytucji w kontaktach z administracją i kontrahentami
- pozwala prowadzić wiążącą korespondencję o mocy prawnej bez konieczności podpisu pracownika

Dla kancelarii prawnych i urzędów mobilna e-pieczęć zwiększaja efektywność i zgodność z przepisami:
- umożliwia szybkie pieczętowanie decyzji administracyjnych, uchwał czy orzeczeń
- wspiera bezpieczne wysyłanie dokumentów procesowych, potwierdza ich autentyczność i integralność
- zgodnie z rozporządzeniem eIDAS jest honorowana na terenie całej Unii Europejskiej

Mobilna e-pieczęć stanowi nowoczesne narzędzie dla instytucji edukacyjnych, szkoleniowych i certyfikujących:
- ułatwia wystawianie elektronicznych dyplomów, legitymacji, zaświadczeń czy certyfikatów z pełną mocą prawną
- eliminuje ryzyko podszywania się pod firmę – certyfikat e-pieczęci pozwala sprawdzić, czy dokument jest autentyczny oraz czy po złożeniu pieczęci dokonano w pliku modyfikacji
- wspiera proces cyfryzacji w edukacji, zapewniając zaufanie do dokumentów w relacjach międzynarodowych

Pieczęć kwalifikowana może być wdrożona w sposób automatyczny – zintegrowana z systemami zarządzania dokumentacją (DMS), ERP czy CRM:
- proces pieczętowania przebiega bezobsługowo, co ogranicza ryzyko błędów ludzkich i zwiększa skalowalność
- integracja umożliwia obsługę setek tysięcy dokumentów miesięcznie – bez ograniczeń geograficznych czy czasowych
- w wersji HSM dostępna jest także jako rozwiązanie lokalne, np. dla dużych organizacji i instytucji publicznych

Kwalifikowana e-pieczęć umożliwia legalne zabezpieczenie dokumentów cyfrowych, również tych zdigitalizowanych z formy papierowej:
- ułatwia prowadzenie e-archiwum dla dokumentów finansowych, kadrowych, czy urzędowych
- zapewnia kontrolę dostępu do dokumentacji – każde opieczętowanie pozostawia identyfikowalny ślad