Mobilna pieczęć elektroniczna mSzafir

System jest przeznaczony dla producentów i innych dostawców w celu rejestracji określonych rodzajów produktów wprowadzanych na rynek wewnętrzny UE. Firmy zainteresowane zgłoszeniem lub aktualizacją swoich produktów powinny posiadać kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna KIR jest akceptowana w systemie EPREL.

Zamawiasz certyfikat pieczęci na potrzeby rejestracji podmiotu w systemie EPREL - w danych do certyfikatu wybierz KRS jako „Identyfikator organizacji”. Od 22 kwietnia 2025 EPREL wymaga certyfikatów z numerem KRS, a nie numerem NIP organizacji.

Zgodnie z art. 4 Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2024/994 z dnia 2 kwietnia 2024 r., dostawcy produktów objętych zakresem rozporządzeń dotyczących etykietowania energetycznego mają obowiązek rejestracji każdego nowego modelu produktu w "bazie danych produktów" przed wprowadzeniem takiego produktu na rynek. Baza takich produktów została utworzona i jest znana pod nazwą "EPREL" (European Product Registry for Energy Labelling). Wiarygodność i bezpieczeństwo danych zarejestrowanych w bazie danych jest zapewnione dzięki weryfikacji tożsamości dostawców za pomocą procedury elektronicznej wykorzystującej kwalifikowane pieczęcie elektroniczne (w przypadku osób prawnych) lub kwalifikowane podpisy elektroniczne (w przypadku osób fizycznych). 

Mobilna kwalifikowana pieczęć elektroniczna to skuteczny sposób na wiarygodne poświadczenie pochodzenia dokumentów firmowych. Sprawdza się w codziennym obiegu wewnętrznym i zewnętrznym organizacji:
- umożliwia opieczętowanie faktur, ofert handlowych, pism urzędowych czy regulaminów
- eliminuje konieczność fizycznego pieczętowania dużych wolumenów dokumentów
- zapewnia odbiorcom pewność, że dany dokument pochodzi z konkretnego, zaufanego źródła – organizacji posiadającej kwalifikowany certyfikat

Pieczęć kwalifikowana może być wdrożona w sposób automatyczny – zintegrowana z systemami zarządzania dokumentacją (DMS), ERP czy CRM:
- proces pieczętowania przebiega bezobsługowo, co ogranicza ryzyko błędów ludzkich i zwiększa skalowalność
- integracja umożliwia obsługę setek tysięcy dokumentów miesięcznie – bez ograniczeń geograficznych czy czasowych
- w wersji HSM dostępna jest także jako rozwiązanie lokalne, np. dla dużych organizacji i instytucji publicznych

Kwalifikowana e-pieczęć umożliwia legalne zabezpieczenie dokumentów cyfrowych, również tych zdigitalizowanych z formy papierowej:
- ułatwia prowadzenie e-archiwum dla dokumentów finansowych, kadrowych, czy urzędowych
- zapewnia kontrolę dostępu do dokumentacji – każde opieczętowanie pozostawia identyfikowalny ślad

Mobilna e-pieczęć stanowi nowoczesne narzędzie dla instytucji edukacyjnych, szkoleniowych i certyfikujących:
- ułatwia wystawianie elektronicznych dyplomów, legitymacji, zaświadczeń czy certyfikatów z pełną mocą prawną
- eliminuje ryzyko fałszerstw – certyfikat e-pieczęci jest weryfikowalny i niepodrabialny
- wspiera proces cyfryzacji w edukacji, zapewniając zaufanie do dokumentów w relacjach międzynarodowych

Mobilna pieczęć jest przydatna wszędzie tam, gdzie liczy się szybkość i potwierdzenie źródła dokumentu:
- może być wykorzystana do złożenia wniosku o adres e-Doręczeń
- potwierdza autentyczność instytucji w kontaktach z administracją i kontrahentami
- pozwala prowadzić wiążącą korespondencję o mocy prawnej bez konieczności podpisu pracownika

W działach HR mobilna pieczęć elektroniczna znajduje zastosowanie m.in. w:
- potwierdzaniu elektronicznych akt osobowych zgodnie z przepisami prawa pracy
- digitalizacji procesów onboardingu i archiwizacji dokumentów pracowniczych
- usprawnieniu komunikacji z pracownikami – np. przy wydawaniu zaświadczeń czy opinii

Dla kancelarii prawnych i urzędów mobilna e-pieczęć to narzędzie zwiększające efektywność i zgodność z przepisami:
- umożliwia szybkie pieczętowanie decyzji administracyjnych, uchwał czy orzeczeń
- wspiera bezpieczne wysyłanie dokumentów procesowych i ich jednoznaczną identyfikację
- działa zgodnie z rozporządzeniem eIDAS – dając gwarancję mocy prawnej dokumentów na terenie całej UE

Zastosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w procesie przesyłania e-faktur:
- gwarantuje integralność dokumentu i jego pochodzenie – dzięki pieczęci, faktura może być jednoznacznie przypisana do wystawcy
- wspiera zgodność z systemem KSeF – umożliwia zabezpieczenie dokumentów zgodnie z obowiązującym standardem przekazania danych i ich archiwizacji
- pozwala na automatyzację generowania dużych ilości faktur z poziomu systemu księgowego lub ERP, co znacznie skraca czas obsługi klientów