Rejestracja produktu w EPREL – poradnik dla przedsiębiorcy

Dzisiaj liczy się świadomy wybór. Konsumenci coraz częściej szukają produktów, które oszczędzają energię i wspierają środowisko. Widzą też w tym realną szansę na niższe rachunki. Unia Europejska wyszła temu naprzeciw, tworząc EPREL – obowiązkową bazę danych dla produktów energetycznych.

Czym jest EPREL?

EPREL (European Product Registry for Energy Labelling) to unijny rejestr etykiet energetycznych, który działa od 2019 roku. Pomyśl o nim jak o ogólnodostępnej bibliotece danych technicznych produktów na rynku europejskim. W Polce nadzorują go UOKiK, UKE oraz WIIH. Od marca 2021 roku nowe etykiety energetyczne mają nie tylko odświeżoną skalę (od A do G), ale też kod QR, który kieruje konsumenta do karty produktu.

W perspektywie kolejnych 5 lat będzie wdrażany również ESPR (ang. Ecodesign for Sustainable Products Regulation). Kolejne kategorie produktów jak stal, aluminium, tekstylia, meble i materace, podobnie jak w EPREL otrzymają klasy efektywności (cyfrowy paszport produktu (DPP)).

Kto musi rejestrować produkty w EPREL?

EPREL to obowiązek dla producentów, importerów i autoryzowanych przedstawicieli, którzy wprowadzają wybrane produkty na rynek Unii Europejskiej.

Jakie produkty musisz rejestrować?

• lodówki, zamrażarki, pralki, zmywarki
• klimatyzatory, kotły, grzejniki
• lampy, źródła światła, monitory
• opony, wentylatory, szafy chłodnicze
• od 20 czerwca 2025 roku do EPREL trafią też smartfony i tablety

Pełna lista kategorii produktów jest dostępna na oficjalnej stronie EPREL.

Klient i EPREL: Dlaczego to ważne dla Twojego biznesu?

Aż ponad 90% klientów polega na informacjach z internetu przy wyborze produktu. Skanując kod QR (rocznie EPREL generuje około 1 miliona odsłon!), może porównać ze sobą dane techniczne, co daje to poczucie kontroli i buduje zaufanie do marki.

Rejestracja w EPREL: Krok po kroku dla początkujących

Proces rejestracji odbywa się online i wymaga precyzyjnego wprowadzania danych. Baza EPREL zawiera już ponad 1,5 miliona zarejestrowanych modeli (stan na kwiecień 2024).

1. Załóż konto EU Login

To pierwszy krok do wszystkich platform Komisji Europejskiej. Wejdź na stronę EU Login, by założyć swoje konto, podając e-mail i hasło. Przy pierwszym logowaniu, automatycznie otrzymasz rolę Administratora Dostawcy (Supplier Admin).

2. Utwórz profil swojej organizacji

• wpisz informacje ogólne tj. nazwa firmy, kraj rejestracji, numer w rejestrze przedsiębiorców, numer VAT
• określ tożsamość prawna — osoba prawna (np. spółka) lub fizyczna (np. JDG)
• podaj dane kontaktowe jak adres, telefon, e-mail
• wskaż marki i znaki towarowe – przy pierwszej rejestracji wprowadź minimum jeden. Kolejne możesz dodać później w panelu EPREL

3. Dodaj kontakty do swojej organizacji

Jako Administrator Dostawcy musisz stworzyć kontakty, które będą używane przy rejestracji produktów.

4. Zweryfikuj swoją firmę elektronicznie

Od 22 października 2024 roku bez weryfikacji Twoja firma nie pojawi się w publicznej wyszukiwarce. Do weryfikacji potrzebna jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna jak Szafir lub mSzafir (zgodna z rozporządzeniem eIDAS). Potwierdza wiarygodność danych w certyfikacie i chroni dokumenty przed nieuprawnionymi zmianami.

Poza EPREL, pieczęć elektroniczna przyda się do podpisywania e-faktur (w tym do Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF), umów z kontrahentami, dokumentów kadrowych czy korespondencji z urzędami. W wersji mobilnej kwalifikowanej e-pieczęci mSzafir może korzystać jednocześnie do  10 upoważnionych osób w Twojej firmie! To wygoda i oszczędność czasu.

Proces weryfikacji elektronicznej:

• przejdź do sekcji Organization -> Verification -> Electronic verification
• wybierz język pliku weryfikacyjnego. Podaj dane kontaktowe osoby upoważnionej do pieczętowania dokumentów w firmie
  • Ważne: Od 22 kwietnia 2025 roku EPREL wymaga, by kwalifikowane certyfikaty e-pieczęci zawierały specjalny identyfikator składający się z numeru KRS oraz NIP. Zamawiając certyfikat najlepiej poinformuj wydawcę certyfikatu, do jakiego celu chcesz go użyć, aby przygotowany certyfikat spełniał wymagania EPREL.
• pobierz wygenerowany plik weryfikacyjny w formacie PDF (będzie już opieczętowany przez Komisję Europejską)
• sprawdź poprawność danych, a następnie opieczętuj dokument kwalifikowaną e-pieczęcią swojej firmy. Załaduj plik i zatwierdź wniosek

System EPREL automatycznie sprawdzi poprawność dokumentu i autentyczność Twojej e-pieczęci. Przetwarzanie może potrwać kilka minut.

Najczęstsze powody odrzucenia weryfikacji w EPREL

• brak skrótu kraju (np. PL) przed numerem firmy
• brak e-pieczęci lub niepoprawny rodzaj certyfikatu – sprawdź, czy posiadasz kwalifikowany certyfikat e-pieczęci (zgodnie z rozporządzeniem eIDAS) oraz jego datę ważności
• dane w kwalifikowanej e-pieczęci nie zgadzają się z rejestrem – np. zmieniona nazwa, adres jak kod pocztowy lub niepoprawny identyfikator wpisany w certyfikacie.

5. Dodaj produkt lub model do bazy danych EPREL

Musisz podać szczegółowe dane techniczne – zarówno dla konsumentów, jak i dla organów nadzoru. Pamiętaj, dostawcy mają obowiązek przechowywania dokumentacji przez 15 lat.

Gdzie szukać pomocy z EPREL?

Wprowadzenie produktu do EPREL wymaga specjalistycznej wiedzy. W Polsce możesz liczyć na wsparcie:

• Ministerstwa Klimatu i Środowiska - udostępnia informacje dotyczące bazy danych o produktach, w tym EPREL, na swojej stronie internetowej
• APPLiA Polska - prowadzi zakładkę poświęconą rejestrowi EPREL, oferując projekty formularzy rejestracji i inne przydatne zasoby ,  

• Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) - aktywnie prowadzi nadzór rynkowy w Polsce, kontrolując prawidłowość stosowania etykiet energetycznych i zgodność produktów z przepisami. Zwalcza też praktyki „greenwashingu” i monitoruje rynki cyfrowe.  

Podstawa prawna

• Rozporządzenie (UE) 2017/1369 – obowiązek etykietowania i rejestracji
• Rozporządzenie wykonawcze (UE) 2024/994 – zasady działania EPREL
• Rozporządzenie (UE) 910/2014 (eIDAS) – kwalifikowane pieczęcie i podpisy

Rejestracja w EPREL to obowiązek, ale też szansa. Przejrzystość danych, widoczność w wyszukiwarce i wiarygodność wobec klienta – to dziś waluta zaufania. E-pieczęć to techniczne minimum, ale też praktyczne narzędzie w codziennym działaniu firmy.