Jak uwierzytelnić firmę i pracowników w KSeF?
Uwierzytelnienie w KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia podatnikom przesyłanie danych oraz wystawianie, odbieranie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Od 1 kwietnia 2026 r. będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT prowadzących działalność w Polsce. System automatyzuje księgowość, skraca czas zwrotu VAT oraz ułatwia rozliczenia między firmami. Każda faktura wystawiona w KSeF otrzyma unikalny numer i będzie przechowywana przez 10 lat.
Logując się do KSeF należy potwierdzić swoją tożsamość, by zarządzać kontem firmy lub wystawiać faktury ustrukturyzowane. Uwierzytelnisz się kwalifikowanym certyfikatem e-podpisu lub e-pieczęci, podpisem zaufanym, tokenem lub certyfikatem KSeF (dostępnym od listopada 2025 r.).
Logowanie w KSeF dla firm
Przedsiębiorcy reprezentujący spółki (cywilne, jawne itd.) mogą zalogować się do KSeF za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub wystąpić z wnioskiem o nadanie uprawnień do Urzędu Skarbowego (ZAW-FA) lub od 1 listopada 2025 r. poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
Dlaczego warto wybrać kwalifikowaną e-pieczęć do KSeF?
- logujesz się do KSeF w imieniu firmy – bez dodatkowych wniosków i czekania na nadanie uprawnień
- zarządzasz online uprawnieniami do KSeF dla pracowników i podmiotów (np. biur rachunkowych)
- pieczętujesz wszystkie dokumenty firmowe — to elektroniczny odpowiednik tradycyjnej pieczątki z danymi firmy oraz numerem NIP. Gwarantuje wiarygodność źródła dokumentacji jak np. faktur, ofert, akt osobowych pracowników, zaświadczeń etc.
Wybierz swoją e-pieczęć
| Kwalifikowana e-pieczęć | Mobilna mSzafir | Szafir na karcie z czytnikiem |
| Jak uzyskać (sposoby potwierdzenia tożsamości) |
online (certyfikatem kwalifikowanym) |
osobiście w jednej z 12 placówek KIR |
| Nośnik | wysoka mobilność bez dodatkowych urządzeń |
karta kryptograficzna oraz czytnik kart |
| Dostępność | do 10 upoważnionych osób jednocześnie | wymaga podłączenia do komputera |
| Cena | od 749 zł netto (od 500 pieczęci) |
od 1408 zł netto (bez limitu pieczęci) |
| Sprawdź | Kwalifikowana mobilna e-pieczęć mSzafir |
Pieczęć elektroniczna Szafir w zestawie z kartą i czytnikiem |
Logowanie w KSeF dla osób fizycznych
Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych lub osoby fizyczne upoważnione przez firmy do pracy w KSeF (pracownicy) mogą zalogować się do systemu kwalifikowanym certyfikatem e-podpisu lub profilem zaufanym (stosowanym wyłącznie do załatwiania spraw administracyjnych).
Kwalifikowany e-podpis to cyfrowy odpowiednik podpisu odręcznego, który sprawdza się w życiu prywatnym i zawodowym do podpisania każdego dokumentu od umowy cywilno-prawnej po autoryzację wniosku do administracji.
Dlaczego warto wybrać kwalifikowany e-podpis?
- logowanie do KSeF jako osoba fizyczna
- jeden podpis do wszystkich dokumentów — certyfikat zawiera dane właściciela e-podpisu (PESEL), które można rozszerzyć o nazwę firmy
- ma moc prawną odręcznego e-podpisu, dlatego tak podpisane dokumenty mogą być dowodem w sądzie
Wybierz swój e-podpis
| Kwalifikowany e-podpis | Mobilny mSzafir | Szafir na karcie z czytnikiem |
| Jak uzyskać (sposoby potwierdzenia tożsamości) |
online (bankowość elektroniczna) |
osobiście w placówce KIR |
| Nośnik | wysoka mobilność wystarczy telefon |
karta kryptograficzna oraz czytnik kart |
| Warianty | 1 rok lub 2 lata | 1 rok lub 2 lata |
| Cena | od 238 zł netto (od 1 000 podpisów) |
od 246 zł netto (bez limitu podpisów) |
| Sprawdź | Kwalifikowany mobilny e-podpis mSzafir |
Podpis elektroniczny Szafir w zestawie z kartą i czytnikiem |
Jak zamówić swój kwalifikowany certyfikat do logowania w KSeF?
Wybierz kwalifikowany certyfikat e-podpisu lub e-pieczęci w zestawie z czytnikiem albo mobilnym. Następnie potwierdź zamówienie - w przypadku e-pieczęci musi być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy. Zweryfikuj tożsamość online lub w wybranej placówce, gdzie odbierzesz zestaw e-podpisu z czytnikiem.
Chcesz wiedzieć więcej o KSeF? Przeczytaj o pozostałych metodach uwierzytelnienia oraz trybów działania Krajowego Systemu e-Faktur.
