E-podpis pomaga działom HR podpisywać dokumenty hurtem
Zmiany w kodeksie pracy. Co muszą zrobić działy HR, aby przyspieszyć ten proces?
Nowelizacja Kodeksu pracy, która od jutra wchodzi w życie, to efekt kilkuletnich negocjacji pracodawców z przedstawicielami związków i administracją publiczną. Rozmowy na ten temat toczyły się w zasadzie od samego początku pandemii Covid-19 w Polsce, która wymusiła na wielu pracodawcach przejście na pracę zdalną lub hybrydową. Jak wynika z badania Pracuj.pl już co czwarty Polak pracuje zdalnie lub w systemie hybrydowym. Zmiany w przepisach tylko utrwalą ten trend. Konieczność udzielenia pracy zdalnej niektórym grupom pracowników to duże wyzwanie zwłaszcza dla firm, które do tej pory opierały się przed tym rozwiązaniem i nie mają wypracowanych procedur, dotyczących np. cyfrowego obiegu dokumentów. Z drugiej strony to dla nich okazja do usprawnienia procesów, które mogą zwiększyć ich konkurencyjność i obniżyć koszty.
Kwalifikowany podpis elektroniczny do podpisywania dokumentacji kadrowej
Narzędziem, które ułatwi podpisywanie dokumentacji kadrowej na odległość jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Złożony w postaci elektronicznej pod dokumentem posiada taką samą moc prawną, co podpis papierowy. Używanie e-podpisów jest dużo wygodniejsze, tańsze i szybsze niż tradycyjny obieg dokumentów, zwłaszcza w systemie hybrydowym lub zdalnym, gdy alternatywą jest tradycyjna poczta. Jest to przy tym rozwiązanie całkowicie bezpieczne, zapewniające integralność danych i ich niepodważalność.
Aplikacja Szafir udostępnia przez KIR pozwala podpisać kilkaset lub nawet kilka tysięcy dokumentów jednocześnie. A jeżeli dokumenty są takie same, można ustawiać na nich symbol podpisu w tym samym miejscu. Dzięki temu duże wolumeny dokumentów mogą być podpisywane szybko i wygodnie.
Instrukcję jak to zrobić, znajdziecie tutaj
Dla pracowników, którzy pracują na odległość idealnie sprawdzi się podpis jednorazowy, który pozwala na podpisanie jednego dokumentu i jest dostępny online. Wystarczy potwierdzić swoją tożsamość za pomocą bankowości elektronicznej i podpisać dokument za pomocą kilku kliknięć.
Dla nowoczesnej firmy, która stawia na oszczędności i respektuje środowisko, rozwiązaniem szytym na miarę jest e-podpis mSzafir zintegrowany z systemami firmowymi. Idealnie sprawdza się w działach HR - przy rekrutacjach, zgodach na przetwarzanie danych osobowych czy aneksach do umów. Ale także w relacjach z partnerami biznesowymi i klientami - pracownicy i partnerzy biznesowi podpisują dokumenty wprost z firmowej platformy, bez instalacji dodatkowego oprogramowania. Z badania na zlecenie KIR i ZBP wynika, że z podpisu elektronicznego chce korzystać już 60 proc. Polaków. Doceniają je także menadżerowie wyższego szczebla – już 82 proc. z nich chciałoby wdrożyć e-podpis w swojej firmie.
