Jaką rolę wybrać w pozycji „Podmiot3” podczas zamówienia?

Pole „Podmiot3” wypełniasz tylko wtedy, gdy w transakcji uczestniczy inny podmiot niż KIR i nabywca, a ma on wpływ na odbiór, płatność lub rozliczenie faktury.
W zamówieniach naszych produktów, wyszczególniliśmy 5 typów ról Podmiotu3 w KSeF:

Odbiorca
Jeśli wybierasz rolę Odbiorcy, wskazujesz podmiot, który faktycznie będzie korzystał z usługi, ale za nią nie płaci. Na przykład centrala firmy kupuje kilka e-pieczęci, ale przypisuje je konkretnej filii. Dzięki temu od razu wiadomo, gdzie w organizacji mają trafić zakupione usługi.

Dokonujący płatności
Służy do wskazania podmiotu, który opłaca fakturę, ale nie jest jej nabywcą. Dotyczy to np. spółki-matki płacącej za spółkę-córkę. Dzięki temu księgowość wie, z jakim przelewem powiązać daną fakturę.

Jednostka Samorządu Terytorialnego
Wypełnij pole Podmiot3, gdy nabywcą usługi jest Gmina, Powiat lub Województwo (jako właściciel NIP), ale faktycznym odbiorcą jest jednostka organizacyjne (np. szkoła, MOPS, czy urząd pracy). Bez wskazania podmiotu zależnego – faktura trafi do Gminy, co utrudni jej rozliczenie.

Grupa VAT
To kilka firm powiązanych w ramach struktury, która ułatwia im wspólne rozliczenie VAT. Dodanie tej roli do Podmiotu3 w KSeF pozwala określić, która spółka w grupie jest faktycznym nabywcą. Dzięki temu faktura trafia do właściwej firmy, co przyspiesza rozliczenie.

Pracownik
Rola Pracownika ułatwia przypisanie wydatku do konkretnej osoby zatrudnionej. Stosuje się ją wtedy, gdy np. firma kupuje e-podpis dla pracownika i chce wskazać jego dane jako osobę korzystającą z usługi, mimo że płatnikiem jest pracodawca.