Firmy poszukują rozwiązań technologicznych, które nie tylko ułatwiają pracę zdalną, ale również pozwalają na wdrożenie procesów cyfrowych w miejsce tradycyjnego papierowego obiegu dokumentów. Dlatego wiele przedsiębiorstw zdecydowało się na wdrożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, doceniając wygodę i praktyczne korzyści tego rozwiązania.

Kwalifikowany podpis elektroniczny to uniwersalne narzędzie, które jest cyfrowym odpowiednikiem podpisu odręcznego. E-podpis ułatwia przenoszenie firmowych procesów do sfery online, pozwala także na niemal całkowite wyeliminowanie dokumentów papierowych w organizacji. Jego stosowanie reguluje unijne rozporządzanie eIDAS co sprawia, że dokument podpisany kwalifikowanym podpisem jest respektowany we wszystkich krajach członkowskich Unii Europejskiej.

Zgodnie z przepisami prawa cywilnego, podpis elektroniczny umożliwia podpisanie każdego dokumentu, także dokumentów kadrowych. Przeniesienie tych dokumentów do sfery elektronicznej umożliwia rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które opisuje szczegółowe wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Stosowanie e-podpisu to nie tylko większa wygoda dla pracowników. Dostarczana przez KIR usługa umożliwia funkcjom HR przejście na całkowicie elektroniczne akta osobowe, bez konieczności przechowywania dokumentów papierowych, co poprawia szybkość przetwarzania danych i obieg informacji w całej firmie. Dokumentacja elektroniczna eliminuje konieczność utrzymywania często kosztownej archiwizacji dokumentów papierowych. Poprawia także kontrolę nad dystrybucją oraz bezpieczeństwem informacji.

Kwalifikowany podpis elektroniczny to ciąg znaków dołączany do dokumentu gwarantujący, że jego treść nie uległa zmianie oraz pozwalający ustalić tożsamość osoby podpisującej. Jest równoważny podpisowi własnoręcznemu – oznacza to, że zachowuje tożsamą integralność i bezpieczeństwo. Oprócz podpisów kwalifikowanych, na rynku są również dostępne rozwiązania mniej zaawansowane, pozwalające na składanie „zwykłego” e-podpisu. Warto jednak pamiętać, że autoryzacja dokumentów podpisem niekwalifikowanym w wielu sytuacjach może być niedostateczna i partner biznesowy lub urząd mogą odmówić przyjęcia tak podpisanych dokumentów. Przepisy prawa wprost określają, jakie dokumenty dla swojej ważności wymagają stosowania podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego.

Firmy chętnie wykorzystują podpis elektroniczny do podpisywania umów cywilno-prawnych, kontraktów, ofert handlowych czy zamówień – także w obrocie międzynarodowym. Usługa znajduje zastosowanie również w kontaktach z administracją publiczną, gdyż służy do sygnowania deklaracji ZUS, rozliczeń podatkowych w systemie e-Deklaracje, wymiany dokumentacji z GUS, GIIF, KRS czy organami samorządowymi. E-podpis znakomicie ułatwia cyfrowy obieg dokumentów w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych. Umożliwia sprawne podpisywanie faktur, przedłużanie i podpisywanie umów i aneksów, autoryzowanie płatności, podpisywanie dokumentów pracowniczych.

Podpis elektroniczny to rozwiązanie komercyjne dostarczane przez certyfikowane podmioty. Przy zakupie e-podpisu warunkiem niezbędnym jest potwierdzenie tożsamości jego właściciela. W przypadku standardowego podpisu Szafir, tożsamość potwierdzamy osobiście podczas wizyty w RCS – Regionalnym Centrum Sprzedaży KIR (link: lista) lub w wybranym Banku Spółdzielczym (link: lista). Jeśli chcemy mieć możliwość korzystania z e-podpisu w dowolnym miejscu i czasie, warto rozważyć zakup mobilnego podpisu kwalifikowanego mSzafir, który jest całkowicie wirtualnym narzędziem (nie wymaga czytnika ani karty, wystarczy smartfon lub inne urządzenie z dostępem do internetu). Wariant mSzafir można kupić online, a tożsamość potwierdzić za pomocą własnej bankowości elektronicznej. Cały proces zakupu jest intuicyjny i trwa kilka-kilkanaście minut. mSzafir jest automatycznie powiązany z kwalifikowanym znacznikiem czasu. Daje on gwarancję, że podpis został złożony w określonym czasie (w przypadku braku tego znacznika, podpis jest oznaczany datą i godziną ustawioną na urządzeniu wykorzystywanym do wykonania podpisu, która może się różnić od faktycznej). W przypadku standardowej wersji kwalifikowanego e-podpisu Szafir jest to usługa dodatkowa.