KSeF coraz bliżej - sprawdź, co warto zrobić już teraz

Polscy przedsiębiorcy stoją przed rewolucją w zakresie fakturowania. Krajowy System e-Faktur (KSeF) wejdzie w życie od 1 lutego 2026 roku dla największych firm, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podatników VAT. To oznacza przejście na obowiązkowe faktury ustrukturyzowane i cyfrowy obieg dokumentów. Dla wielu firm będzie to największa zmiana w codziennej pracy finansowo-księgowej od lat.

KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale istotny krok w kierunku cyfrowej transformacji procesów finansowych w polskich firmach. Może realnie wpłynąć na efektywność i przejrzystość rozliczeń w gospodarce. Z pewnością przedsiębiorstwa, które już dziś inwestują w cyfryzację, zyskają przewagę nad tymi, które nadal zwlekają z przygotowaniami – komentuje Elżbieta Włodarczyk, Dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.

Cyfryzacja oznacza jednak nie tylko modernizację systemów księgowych czy wymianę plików z administracją skarbową. To także nowe wymagania w zakresie bezpieczeństwa, autoryzacji i zarządzania tożsamością w środowisku cyfrowym. Kluczową rolę w tym obszarze odgrywają usługi zaufania – rozwiązania umożliwiające prawnie wiążące podpisywanie dokumentów i potwierdzanie ich integralności.

Kwalifikowany podpis elektroniczny oraz kwalifikowana pieczęć elektroniczna to narzędzia, które pozwalają organizacjom bezpiecznie uwierzytelniać dane, automatyzować wystawianie faktur w systemie KSeF oraz zapewniać ciągłość działania, także w trybie offline. W praktyce pełnią funkcję cyfrowego odpowiednika podpisu i pieczęci firmowej. Są zintegrowane z systemem finansowo-księgowym i w pełni zgodne z przepisami prawa.

Co warto zrobić, by przygotować się na KSeF?

Krok 1: Zdobądź kwalifikowany certyfikat

Zanim przedsiębiorca będzie mógł zalogować się do KSeF i wystąpić o token lub certyfikat wystawcy faktury, musi najpierw posiadać narzędzie do uwierzytelnienia. Dla firm najbardziej praktycznym rozwiązaniem jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna, która:

• pozwala na natychmiastowe zalogowanie się do KSeF bez wypełniania formularzy ZAW-FA,
• umożliwia zarządzanie uprawnieniami pracowników i biura rachunkowego online,
• działa jako cyfrowa pieczątka firmowa we wszystkich kontaktach z administracją,
• może być używana przez wielu pracowników jednocześnie (również w wersji mobilnej mSzafir).

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, na swoje konto w KSeF zalogujesz się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, zawierającego twój PESEL.

Krok 2: Zaloguj się do KSeF i wystąp o certyfikat wystawcy faktury

Po uzyskaniu kwalifikowanej pieczęci lub podpisu elektronicznego, od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy mogą już zalogować się do systemu KSeF i wystąpić o certyfikat wystawcy faktury. Od 15 listopada możliwość ta dostępna jest w środowisku przedprodukcyjnym KSeF, natomiast w środowisku produkcyjnym będzie udostępniona zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów. Certyfikat wystawcy faktury jest niezbędny do:

• wystawiania faktur w trybie offline w przypadku awarii systemu,
• pracy w trybie „offline24" (który ma ułatwić działanie w przypadku problemów np. z jakością połączenia internetowego),
• uwierzytelniania się w systemie,
• zagwarantowania ciągłości procesu wystawiania faktur, niezależnie od okoliczności zewnętrznych.

Obecnie dostępną alternatywą do certyfikatu wystawcy faktur jest token, udostępniany po zalogowaniu na konto w KSeF.

Warto dodać, że dzięki pieczęci elektronicznej możliwe jest pełne zautomatyzowanie procesu wystawiania faktur w KSeF – bez konieczności każdorazowego logowania się przez pracownika czy ręcznego nadawania uprawnień. Pieczęć działa w tle, integruje się z systemem księgowym lub ERP, pozwala bezpiecznie uwierzytelnić dane i zachować ciągłość operacyjną, nawet w przypadku chwilowego braku dostępu do sieci – podkreśla Agnieszka Gajak-Skwira, Dyrektor Departamentu Księgowości w KIR.

Zweryfikuj gotowość na KSeF swojego systemu księgowego

Chcąc przygotować się na nadchodzące zmiany, warto już dziś skontaktować się z dostawcą swojego oprogramowania księgowego i sprawdzić:

• Czy system obsługuje aktualną strukturę logiczną faktury FA(2)?
• Czy będzie gotowy na nową strukturę FA(3) (która jest dostępna od czerwca 2025 r. i będzie obowiązywała w obligatoryjnym KSeF)?
• Czy system obsługuje kwalifikowany podpis elektroniczny oraz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną?
• Czy system oferuje integrację z API KSeF 2.0?

Cyfrowy rozwój gospodarki

KSeF to poważny krok w cyfryzacji polskiej gospodarki. Chociaż wzbudza wiele obaw po stronie podatników, rozwiązanie to ma przynieść realne korzyści, takie jak:

• automatyzacja procesów księgowych i skrócenie procesów przetwarzania dokumentów,
• oszczędności w kosztach przechowywania dokumentacji – faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, co daje możliwość oszczędności, związaną z brakiem obowiązku przechowywania tych dokumentów w formie papierowej przez przedsiębiorców,
• zwiększenie bezpieczeństwa – ograniczenie ryzyka błędów i wyłudzeń podatkowych,
• przyspieszenie rozliczeń – ustandaryzowany format wyeliminuje błędy odczytu dokumentów.

Nie odkładaj przygotowań na ostatni moment: już teraz zaopatrz się w pomocne narzędzia

Naprawdę nie warto czekać z przygotowaniami do wdrożenia KSeF. Istotnym elementem tych działań jest nie tylko analiza procesów i dostosowanie systemów księgowych, ale także odpowiednio wczesne zaopatrzenie się w użyteczne, wygodne narzędzia, takie jak kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna.

Przedsiębiorcy, którzy zadbają o to z wyprzedzeniem, unikną chaosu w ostatniej chwili i będą mogli spokojniej przetestować wszystkie rozwiązania. Krajowy System e-Faktur to nie tylko obowiązek prawny, ale też szansa na modernizację procesów w firmie. Organizacje, które przygotują się odpowiednio wcześnie, mogą uniknąć problemów, które zwykle towarzyszą pospiesznemu wdrażaniu nowych rozwiązań.