Jaki podpis elektroniczny wybrać do dokumentu online? Kiedy wystarczy jednorazowy mSzafir?
Jeszcze kilka lat temu wiele formalności wymagało wydrukowania dokumentu, złożenia podpisu odręcznego i odesłania papierów. Dziś załatwiamy je online. To wygodne, natomiast wymaga ustalenia jakiego poziomu wiarygodności i mocy prawnej wymaga dany e-dokument.
Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny?
Kwalifikowany podpis elektroniczny to cyfrowy odpowiednik odręcznego podpisu o tej samej mocy prawnej, dzięki zgodności z unijnym rozporządzeniem eIDAS. Wymaga potwierdzenia tożsamości właściciela certyfikatu i może być wydany wyłącznie przez kwalifikowanego dostawcę usługi zaufania wpisanego na europejską listę EUTL jak KIR. Mobilny podpis elektroniczny mSzafir funkcjonuje w wariancie jednorazowym oraz długoterminowym na okres roku lub 2 lat.
Dokument elektroniczny a forma elektroniczna dokumentu – jaka jest różnica?
Te dwa pojęcia brzmią podobnie i często są stosowane zamiennie, co prowadzi do wielu nieporozumień. Dokument elektroniczny oznacza cyfrowy zapis informacji. Może nim być umowa w formacie PDF, skan lub zdjęcie pisma, formularz zapisany w systemie firmowym albo dowolny plik przesłany mailem. Forma elektroniczna z kolei oznacza sposób złożenia oświadczenia woli (zgodnie z art. 781 Kodeksu cywilnego) przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego
Czy każdy podpis w PDF jest ważny?
To jedno z najczęściej zadawanych pytań. Nieporozumienia wynikają głównie z tego, że pojęcie podpis elektroniczny jest bardzo szerokie. Dla jednych będzie to zdjęcie odręcznego podpisu wstawione do dokumentu. Dla innych wpisanie imienia i nazwiska pod umową, kliknięcie przycisku „Akceptuję” albo podpis złożony w programie do obsługi plików PDF.
Każdy z tych sposobów można potocznie nazwać podpisem elektronicznym, ale nie każdy wywołuje takie same skutki prawne. W Unii Europejskiej funkcjonują trzy poziomy podpisu elektronicznego, czyli zwykły, zaawansowany i kwalifikowany. Różnią się przede wszystkim sposobem potwierdzania tożsamości oraz poziomem wiarygodności.
Tylko kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny podpisowi własnoręcznemu i może zastąpić go wszędzie tam, gdzie przepisy wymagają zachowania formy elektronicznej.
Dlaczego Adobe pokazuje, że podpis jest poprawny?
Adobe Acrobat Reader i usługa Acrobat Sign służą do podpisywania oraz weryfikowania dokumentów. Podczas sprawdzania pliku, program sprawdza jego integralność, okres ważności certyfikatu oraz przez kogo został wydany. Korzysta przy tym zarówno z European Union Trusted Lists (EUTL) jak i własnej listy zaufanych urzędów certyfikacji Adobe Approved Trust List (AATL).
Przy czym należy pamiętać, że nie każdy urząd certyfikacji jest jednocześnie kwalifikowanym dostawcą usług zaufania. Dlatego komunikat w Adobe „Podpis jest prawidłowy” potwierdza, że podpis został poprawnie zweryfikowany technicznie. Jeśli dokument wymaga podpisu równoważnego własnoręcznemu, należy użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W panelu podpisu w Adobe można sprawdzić rodzaj certyfikatu oraz przez jaki podmiot został wydany.
Kiedy potrzebujesz kwalifikowanego podpisu elektronicznego?
Dla osób fizycznych do celów prywatnych, kwalifikowany e-podpis jest wykorzystywany do załatwiania spraw we własnym imieniu. Dotyczy to wniosków do urzędu, pełnomocnictwa dla prawnika, oświadczeń składanych w placówkach medycznych czy do dotacji związanych z programami publicznymi.
Podpis kwalifikowany do celów profesjonalnych służy do wykonywania obowiązków zawodowych oraz prowadzenia działalności gospodarczej. To wygodna metoda procesowania umów z kontrahentami, dokumentacji kadrowej, polis ubezpieczeniowych, czy ofert przetargowych.
Jednorazowy czy długoterminowy mSzafir?
Oba warianty wymagają wygenerowania kwalifikowanego certyfikatu e-podpisu oraz potwierdzenia tożsamości jego właściciela. To, co je od siebie odróżnia to formaty obsługiwanych dokumentów oraz kwestie techniczne.
Jednorazowy mSzafir powstał z myślą o osobach, które rzadko podpisują dokumenty, zależy im na czasie lub nie chcą instalować dodatkowego oprogramowania. Wystarczy kupić e-podpis za 15 zł netto, potwierdzić tożsamość za pomocą bankowości elektronicznej lub aplikacji mObywatel (z e-dowodem), wygenerować kwalifikowany certyfikat i podpisać PDF. Cały proces trwa kilka minut - zobacz jakie to proste.
Jeśli podpisywanie dokumentów staje się częścią codziennej pracy, wygodniejszym rozwiązaniem będzie długoterminowy mSzafir. Obsługuje wszystkie formaty plików jak PDF, XML, dane binarne czy ZIP. Pozwala autoryzować wiele plików jednocześnie i daje swobodę pracy z poziomu aplikacji mobilnej, portalu użytkownika lub programu zainstalowanego na komputerze.
Dla osób, które wolą zarządzać swoim podpisem na fizycznym nośniku polecamy zestaw Szafir z kartą kryptograficzną i czytnikiem.
Najczęstsze pytania o podpisywanie dokumentów elektronicznych
Sam proces podpisania dokumentu jest prosty. Warto jednak znać kilka zasad, które codzienną pracę i pomogą lepiej wykorzystać możliwości kwalifikowanego certyfikatu. Dlatego zebraliśmy odpowiedzi na pytania, które użytkownicy zadają najczęściej.
W jaki sposób kwalifikowany certyfikat zabezpiecza dokument?
Nie trzeba być specjalistą od cyberbezpieczeństwa ani rozumieć zawiłości kryptografii, aby korzystać z kwalifikowanego e-podpisu. Podczas podpisywania dokumentu jego treść zostaje trwale powiązana z certyfikatem zawierającym dane właściciela. Technicznie polega to na stworzeniu unikalnego skrótu (hash), który jest zaszyfrowany kluczem prywatnym osoby autoryzującej plik.
Gdy dokument zostanie otwarty, system automatycznie odczytuje zapisane dane (za pomocą klucza publicznego) i porównuje z bieżącą formą pliku. Jeśli po podpisaniu pliku zostanie zmieniona jedna literę, usunięta zdublowana spacja czy dopisane jedno zero w kwocie umowy – program poinformuje odbiorcę o braku zgodności.
Dlatego kwalifikowany e-podpis gwarantuje autentyczność oraz integralność podpisanych dokumentów. Technologia pracuje w tle, a użytkownik otrzymuje bezpieczny, wygodny i wiarygodny e-podpis online.
Czy trzeba podpisywać każdą stronę dokumentu?
Parafowanie każdej strony to nawyk tradycyjnego obiegu dokumentów, który miał potwierdzać, że wszyscy zainteresowani zapoznali się z treścią i utrudniać podmianę pojedynczych kartek.
W przypadku e-dokumentów działa to inaczej. Kwalifikowany podpis elektroniczny zabezpiecza cały plik, a nie tylko stronę, na której widoczny jest znacznik podpisu. Oznacza to, że każda zmiana treści - niezależnie od tego, czy dotyczy pierwszej, piątej czy ostatniej strony – zostanie wykryta podczas weryfikacji wiarygodności dokumentu.
Można oczywiście podpisać każdą stronę oddzielnie, jeśli wymagają tego wewnętrzne procedury lub ustalenia między stronami. Natomiast nie wpływa to na poziom bezpieczeństwa ani mocy prawnej dokumentu. Jeden kwalifikowany podpis w zupełności wystarcza, aby zabezpieczyć całą jego treść.
Czy kilka osób może podpisać ten sam dokument?
Tak. Jeden dokument może zostać zatwierdzony przez kilka osób, nawet jeśli każda robi to w innym miejscu i czasie. Każdy kolejny podpis jest zapisywany w strukturze dokumentu wraz z informacją o użytym certyfikacie.
Weryfikacja jest prosta, ponieważ wystarczy otworzyć plik w aplikacji obsługującej kwalifikowane e-podpisy, jak Szafir. Program wyświetli listę osób, które autoryzowały dokument, daty złożenia podpisów oraz informację, czy certyfikaty były ważne w momencie ich użycia.
Czym jest znacznik podpisu i czy jest potrzebny?
Znacznik podpisu to graficzna informacja umieszczona na dokumencie, z imieniem i nazwiskiem właściciela certyfikatu oraz czasem dodania kwalifikowanego certyfikatu. Jako forma wizualna, jej brak nie wpłynie na wartość formalną dokumentu. Odbiorca w każdej chwili może sprawdzić autentyczność podpisu i integralność pliku przez dowolne narzędzie weryfikujące.
Najczęściej znacznik jest umieszczany na ostatniej stronie, gdzie zwyczajowo zostawiało się podpis tradycyjny. Podczas podpisywania dokumentu jednorazowym lub długoterminowym mSzafirem użytkownik może, ale nie musi wskazywać, gdzie wizualnie ma być umieszczony. W tym celu wystarczy otworzyć podgląd pliku, przejść na wybraną stronę, a potem kliknąć ikonę długopisu w prawym górnym rogu. Następnie należy przeciągnąć podpis w wybrane miejsce oraz zamknąć podgląd, by potwierdzić dodanie kwalifikowanego certyfikatu.
Gdy jeden e-podpis to za mało, czyli rozwiązania dla przedsiębiorców
Jednorazowy mSzafir to dobry sposób, aby zacząć korzystać z elektronicznego podpisywania dokumentów. Jeśli z czasem plików pojawia się coraz więcej, warto sięgnąć po rozwiązania dopasowane do codziennej pracy. Wówczas polecamy mobilny podpis długoterminowy mSzafir lub zestaw Szafir z kartą kryptograficzną i czytnikiem.
Dla przedsiębiorców do optymalizacji procesów, przygotowaliśmy wariant integracyjny (m.in. przez API) z systemami np. do obiegu dokumentów. Popularnym rozwiązaniem są też pakiety jednorazowych e-podpisów np. dla pracowników podpisywania online aneksów do umów. Wdrożenie cyfrowych rozwiązań to nie tylko krok w stronę pełnej cyfryzacji, ale przede wszystkim realna oszczędność kosztów operacyjnych, eliminacja druku i skrócenie procesów.
