HR stawia na kwalifikowany e-podpis. Wyniki badania KIR

Codzienność profesjonalnych obowiązków ekspertów HR to nie tylko rekrutacje i dokumentacja kadrowa. Prowadzenie e-teczek pracowniczych, pilnowanie terminów wygasających badań medycyny pracy czy szkoleń stanowiskowych, to zaledwie część regularnych zajęć, a zarazem wierzchołek góry dokumentów do przygotowania.

Katalog zadań obejmuje także polityki płacowe, dbanie o transparentność wynagrodzeń, analitykę HR i raportowanie ESG. Działaniom HR-owym standardowo towarzyszy formalna dokumentacja. Więcej procesów przekłada się na więcej zadań i generuje więcej dokumentów wymagających uporządkowania.

Z naszego badania z listopada 2024 r. przeprowadzonego wśród przedstawicieli HR wynika, że 40% firm już podpisywało umowy i aneksy z pracownikami/podwykonawcami online za pomocą kwalifikowanego e-podpisu. Kolejnych 10,3% organizacji deklarowało planowane wdrożenia podpisu elektronicznego w ciągu następnych 12 miesięcy.

W czerwcu 2026 roku* postanowiliśmy sprawdzić, jak postęp cyfryzacji i nowe regulacje prawne wpłynęły na obieg dokumentów kadrowych. Tym razem 41,7% respondentów przyznało, że regularnie korzysta z e-podpisu, a kolejne 38%, że używa go w wybranych procesach. Oznacza to, że wśród ankietowanych HR-owców niemal 8 na 10 używa e-podpisu w swojej codziennej praktyce zawodowej.

Co zabiera najwięcej czasu w obiegu dokumentów HR?

Bazując na danych z tegorocznego badania można stwierdzić, że największym wyzwaniem w procesach HR-owych jest pozyskanie fizycznego podpisu od pracownika, co wskazało 39% ankietowanych. Niewiele mniejszy odsetek respondentów (38%) zauważa stratę czasu na przekazywanie dokumentów między działami wewnątrz firmy.

W ciągu ostatnich kilku lat zastosowanie e-podpisu w działaniach zespołów HR przestało być technologiczną nowinką. Dziś e-podpis jest standardowym elementem elektronicznego obiegu dokumentów. Szczególnie w organizacjach z rozproszoną strukturą, czy też wykorzystujących pracę zdalną, to już kwestia nie tylko wygody, lecz sprawności operacyjnej – mówi Elżbieta Włodarczyk, Dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.

Kto w firmie decyduje o e-podpisie?

Decyzja o wdrożeniu e-podpisu jest często związana z podejściem organizacji do cyfryzacji procesów biznesowych. Z deklaracji respondentów wynika, że samodzielnie decyduje zaledwie 16,7% działów HR w firmach. Jako głównego decydenta w tym procesie badani wskazują zarząd lub CEO (48%). Na kolejnych miejscach znajdują się dział IT (23,7%) oraz dział prawny lub compliance (20%).

Rosnące wykorzystanie e-podpisu w działaniach zespołów HR pokazuje, że firmy potrzebują rozwiązań usprawniających obieg dokumentów, które są jednocześnie zgodne z przepisami. Jednym z nich jest mobilny kwalifikowany e-podpis mSzafir, który odpowiada na te potrzeby, zapewniając moc prawną równoważną podpisowi odręcznemu i zabezpieczając integralność e-dokumentów. Umożliwia podpisywanie online wszystkich dokumentów kadrowych, jak umowy o pracę, aneksy, procedury onboardingowe, certyfikaty i zaświadczenia.  

Dlaczego eksperci w działach HR wybierają e-podpis?

Poza wygodą i bezpieczeństwem, które zapewnia wykorzystanie kwalifikowanego e-podpisu, kluczową korzyścią dla specjalistów z działów HR jest funkcja masowego podpisywania. To oznacza, że można podpisywać wiele dokumentów jednocześnie. Także zapisanych w różnych formatach.

Firmy mają do wyboru dwa wygodne modele użytkowania e-podpisu: pełną integrację e-podpisu ze swoimi systemami wewnętrznymi lub zakup pakietów jednorazowych e-podpisów mSzafir. Każda z tych opcji jest wygodnym rozwiązaniem, zarówno dla pracodawcy jak i dla pracowników.

Kwalifikowany e-podpis ma moc prawną podpisu odręcznego, jest zgodny z obowiązującymi przepisami i uznawany we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Podpisany e-dokument jest szyfrowany kryptograficznie imieniem i nazwiskiem osoby autoryzującej. Dzięki znacznikowi czasu ma wartość dowodową i może być wykorzystany np. w postępowaniu sądowym. Do potwierdzenia tożsamości, wymaganej przy zakupie e-podpisu, wystarczy aplikacja mObywatel (z e-dowodem) lub bankowość elektroniczna z wykorzystaniem mojeID.

*Badanie przeprowadzone na zlecenie KIR w czerwcu 2026. Panel CAWI, N=300, specjaliści HR.