Cyfrowy obieg dokumentów w relacjach z pracodawcą – e-podpis ułatwia zadania HR

Cyfryzacja procesów w firmie przynosi nowe możliwości, ale i wyzwania, szczególnie w obszarze zarządzania dokumentacją pracowniczą. Z raportu KIR „Zaufanie w cyfrowym świecie. Kierunek: wiarygodność” wynika, że tylko 55 proc. organizacji uwzględnia potrzebę zapewnienia autentyczności dokumentów elektronicznych w polityce bezpieczeństwa.

Co trzeci menedżer nie potrafi odpowiedzieć na pytanie o kontrolę nad e-dokumentami w swojej firmie, a 13 proc. przyznaje, że takich zasad w ogóle nie stosuje. Podpis elektroniczny, który zapewnia bezpieczeństwo i wygodę w procesach HR, jest jednym z rozwiązań, które mogą pomóc uporządkować ten obszar.

Digitalizacja zmienia nasze życie i pracę szybciej, niż moglibyśmy się spodziewać. Automatyzacja procesów, nowe modele zatrudnienia czy praca zdalna stały się codziennością, która wymaga od działów HR zupełnie nowego podejścia.

W obszarach związanych z zatrudnieniem pojawiają się nie tylko technologiczne innowacje, ale także wyzwania związane z odpowiedzialnym zarządzaniem dokumentacją pracowniczą w środowisku cyfrowym. W tym kontekście zadbanie o autentyczność dokumentów elektronicznych nabiera kluczowego znaczenia. Jednak wiele firm wciąż nie traktuje tego zagadnienia jako priorytetu.

Wyzwania HR w erze cyfrowej

Raport „Zaufanie w cyfrowym świecie. Kierunek: wiarygodność” przygotowany przez KIR wskazuje, że niewiele ponad połowa organizacji w Polsce uwzględnia konieczność zapewnienia autentyczności e-dokumentów w swojej polityce bezpieczeństwa. Co więcej, aż jedna trzecia menedżerów przyznaje, że nie wie, czy w ich firmie istnieją odpowiednie procedury weryfikacji dokumentów.

Nie brakuje też tych, którzy otwarcie deklarują, że ich organizacja takich działań nie podejmuje. To pokazuje, jak wiele pracy wciąż czeka polskie firmy w obszarze cyfrowego HR. Brak skutecznych zabezpieczeń otwiera drogę do fałszerstw, manipulacji danymi czy nawet poważnych naruszeń prawa, których skutki mogą być dotkliwe dla organizacji, zarówno reputacyjnie, jak i finansowo.

Podpis elektroniczny – nowy standard w HR

Ze względu na specyfikę realizowanych zadań, ryzyka związane z obiegiem dokumentów elektronicznych, mają szczególny wymiar dla ekspertów HR. Operują oni na zbiorach danych osobowych, które zgodnie z przepisami RODO podlegają wyjątkowej ochronie. Wobec postępującej digitalizacji procesów, zapewnienie bezpieczeństwa dokumentom pracowniczym staje się nie tylko wymogiem prawnym, ale także fundamentem zaufania w relacjach między pracownikiem a pracodawcą.

Coraz powszechniej stosowany podpis elektroniczny zmienia sposób, w jaki funkcjonują zespoły HR. Dziś praktycznie każdy typ dokumentu pracowniczego może być podpisany cyfrowo: umowy o pracę, aneksy, porozumienia czy regulaminy pracy i wynagradzania. E-podpisem można także potwierdzić zapoznanie się pracownika z istotnymi regulacjami wewnętrznymi.

Deklaracje i oświadczenia pracowników, wnioski urlopowe czy zgody na przetwarzanie danych osobowych również świetnie wpisują się w cyfrowy workflow. To nie tylko wygoda, ale także gwarancja legalności i autentyczności dokumentacji. W najbliższych miesiącach eksperci HR będą odpowiedzialni za wdrożenie w swoich organizacjach zmian ustawowych dotyczących Kodeksu pracy — podpis elektroniczny, który pozwala na szybkie i bezpieczne zamknięcie formalności może znakomicie usprawnić ten proces.

Dorota Dublanka, Dyrektor Zarządzająca, Dyrektor Departamentu Zasobów Ludzkich i Organizacji w KIR, podkreśla znaczenie tego rozwiązania. - Transformacja cyfrowa w obszarze HR nie jest już wyborem, lecz biznesową koniecznością. Wdrożenie podpisu elektronicznego pozwala usprawnić procesy kadrowe, ale przede wszystkim zwiększyć bezpieczeństwo i transparentność obiegu dokumentów. Dzięki temu pracownicy mogą podpisywać umowy czy aneksy zdalnie, szybko i bezpiecznie – bez zbędnych opóźnień związanych z papierowym trybem. To realna oszczędność czasu i kosztów, ale także wyraz zaangażowania w budowanie nowoczesnego, elastycznego środowiska pracy.  

Kwalifikowany podpis elektroniczny będzie idealnym wsparciem HR-owca w sytuacji, kiedy konieczne jest przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego oraz zatrudnienie nowego pracownika, w tym podpisanie umowy, w pełni zdalnie. Zamiast drukować dokumenty, przesyłać je kurierem czy organizować serię spotkań w biurze, cały proces można przeprowadzić online. E-podpis zagwarantuje autentyczność dokumentów, a jednocześnie ochroni dane osobowe pracownika przed nieuprawnionym dostępem. Bezpieczeństwo, wiarygodność i wygoda – to trzy filary, na których opiera się cyfrowy HR.

Korzyści dla pracodawców i pracowników

Wdrożenie podpisu elektronicznego w HR to zmiana, która przynosi korzyści na wielu poziomach. Zgodność z regulacjami prawnymi, w tym rozporządzeniem eIDAS, nadaje podpisowi elektronicznemu moc równoważną podpisowi własnoręcznemu. Działy HR mogą być pewne, że dokumenty podpisane cyfrowo są wiążące i bezpieczne.

Dzięki e-podpisowi firmy efektywnie optymalizują koszty – od redukcji budżetu przeznaczanego na papier i toner do drukarki, przez ograniczenie kosztów przesyłek kurierskich, aż po zmniejszenie wydatków na archiwizację. Istotną korzyścią jest także skrócenie czasu realizacji zadań HR-owych, co przekłada się na większą efektywność całej organizacji.

Dla pracowników podpis elektroniczny to symbol nowoczesności i wygody. Firmowe formalności mogą załatwić z dowolnego miejsca, o dogodnej dla siebie porze — zamiast umawiania osobistych spotkań w celu podpisania dokumentów. To rozwiązanie, które zwiększa satysfakcję pracowników i buduje pozytywny wizerunek firmy jako innowacyjnego i przyjaznego pracodawcy.

HR jutra stawia na sprawdzoną technologię

Mimo oczywistych korzyści, wiele firm wciąż zwleka z wdrożeniem e-podpisu. Wśród najczęściej wymienianych barier znajdują się obawy o bezpieczeństwo, brak wiedzy na temat technologii oraz koszty wdrożenia. Raport KIR pokazuje, że aż 45 proc. organizacji nie traktuje autentyczności dokumentów jako priorytetu, co często wynika z niewystarczającej świadomości menedżerów.

Tymczasem podpis elektroniczny to rozwiązanie, które spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa, zapewniając integralność i niezmienność dokumentów. Podpis elektroniczny to nie tylko technologia, ale także zmiana filozofii pracy. W erze cyfrowej zespoły HR stawiają na rozwiązania, które łączą szybkość, wygodę i bezpieczeństwo. Cyfryzacja procesów kadrowych to krok, który przynosi korzyści wszystkim – pracownikom, pracodawcom i środowisku. To przyszłość, którą warto zacząć budować już dziś.