Przeciętny Polak zużywa rocznie ponad 143 kg papieru. To dużo, choć mniej niż Luksemburczyk – 277 kg, Niemiec – 251 kg, czy Austriak – 249 kg. Produkcja papieru, poza znacznymi kosztami, obciążającymi budżety korzystających z niego przedsiębiorstw, jest szkodliwa dla środowiska, bo wiąże się z postępującą wycinką drzew oraz ogromnym zużyciem wody i energii. Tę sytuację zmienić może upowszechnienie cyfrowych narzędzi, które wspierają walkę z nadprodukcją makulatury w firmach.

Elektroniczny obieg dokumentów i popularyzacja cyfrowych narzędzi to baza procesów technologicznej transformacji w polskich firmach i w sferze usług publicznych. Dzięki coraz łatwiej dostępnym i nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak mobilny podpis elektroniczny czy trwały nośnik, przedsiębiorcy są dziś w stanie zredukować skalę papierowych wydruków, na rzecz dokumentów w formie cyfrowej. Korzyści ze stosowania nowoczesnych rozwiązań doceniają zarówno podmioty reprezentujące biznes jak i administrację publiczną.

Wygodne rozwiązanie w duchu ‘eko’

Dlaczego wdrażanie, np. w finansach i bankowości, rozwiązań ułatwiających rezygnację z papieru jest tak ważne? Warto posłużyć się liczbami, które pozwalają wyraźniej dostrzec problem. Wyprodukowanie 1t papieru wymaga ścięcia 17 drzew. Tymczasem, tylko jedno takie ścięte drzewo przez rok mogłoby wyprodukować tlen wystarczający dla 10 osób. Czyli wycięcie 17 drzew przekłada się na utratę rocznego zapasu tlenu dla 170 osób. Niekorzystne dla klimatu są również tradycyjne kasy fiskalne: co roku w kraju drukuje się 1,5 miliarda papierowych paragonów i faktur, co przekłada się na wycinkę 255 tysięcy drzew. Przemysłowa produkcja celulozy i papieru plasuje się na topowym miejscu pod względem wpływu na zanieczyszczenie powietrza i wody na świecie.

Mimo rosnącej świadomości ekologicznej, wiele przedsiębiorstw w Polsce nadal nie monitoruje kosztów związanych z zakupem, przetwarzaniem, transportem i archiwizacją dokumentów w tradycyjnej formie papierowej. Niezbyt popularne jest stosowanie papieru z recyklingu, np. do sporządzania dokumentów w wersjach roboczych. Warto jednak zauważyć, że troska o klimat może znaleźć odzwierciedlenie nawet w pojedynczych biznesowych decyzjach, których podjęcie nie wymaga opracowywania rozbudowanych, wieloletnich strategii. Właściwie dobrane narzędzia, odpowiednio wdrożone i rozpowszechnione, mogą praktycznie natychmiast przynieść zbawienne dla środowiska skutki.

– Nowoczesne usługi cyfrowe to jeden z kluczowych elementów transformacji opartej o innowacje. Rozwiązania takie jak e-podpis czy trwały nośnik, są przyjazne i wygodne w użytkowaniu, a ich ważną cechą jest zapewnienie bezpieczeństwa danych. Dzięki zastosowanej technologii, m.in. blockchain w trwałym nośniku czy kryptografii w podpisie elektronicznym, uzyskujemy gwarancję niezmienności dokumentów. Konsekwentnie eliminując papierowe wydruki, krok po kroku przyczyniamy się do zmniejszania śladu węglowego. To prawdziwa ulga dla planety – mówi Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.

Zielona strona podpisu elektronicznego

Jako kwalifikowany dostawca usług zaufania, KIR od przeszło dwudziestu lat dostarcza usługi e-podpisu – w tym, kluczowych dla bezpieczeństwa obrotu prawnego, kwalifikowanych podpisów elektronicznych i elektronicznych pieczęci. W 2020 r. firma udostępniła nowatorskie rozwiązanie w tym zakresie: mSzafir, tj. mobilny podpis elektroniczny w całkowicie zdalnej wersji. W przeciwieństwie do tradycyjnego podpisu elektronicznego, mSzafir nie wymaga stosowania fizycznych urządzeń, takich jak karty i czytniki. Taki podpis można też uzyskać całkowicie online, potwierdzając swoją tożsamość w systemie własnej bankowości elektronicznej. To pod każdym względem wyjątkowo wygodne rozwiązanie – do użycia e-podpisu mSzafir można wykorzystać każde urządzenie elektroniczne z dostępem do internetu, podpisując dokumenty w dowolnym miejscu i czasie. Dziś e-podpis jest jednym z kluczowych rozwiązań dla biznesu, umożliwiającym m.in. rezygnację z papieru i przyspieszenie obiegu dokumentacji.

– Pracownicy korzystający z podpisu elektronicznego nie tracą czasu na drukowanie, wysyłanie czy archiwizowanie dokumentów. E-podpis ułatwia i usprawnia pracę, jednocześnie zapewniając firmom i instytucjom konkretne oszczędności. Wiemy, że biznes docenia te zalety, bo w 2021 r. wydaliśmy 2 razy więcej długoterminowych e-podpisów mSzafir niż w 2020 r. Wśród naszych klientów mamy firmy, w których zastosowanie e-podpisu pozwoliło na redukcję kosztów obsługi dokumentów o 75% – dodaje Elżbieta Włodarczyk.

Trwały nośnik zyskuje na znaczeniu

Innym godnym uwagi narzędziem cyfrowym, które może pomóc w redukcji papieru w przedsiębiorstwie jest trwały nośnik. To zaawansowane rozwiązanie, dostarczane przez KIR, bazuje na połączeniu dwóch technologii – blockchain i macierzy WORM. – Oparcie trwałego nośnika na blockchain, w nowatorskiej formule wykorzystującej połączenie z macierzą WORM, spełnia trzy kryteria stawiane przez prawo przed tym rozwiązaniem: trwałość, dostępność oraz integralność. Dzięki temu trwały nośnik może być wykorzystywany do komunikacji z klientem, w zgodzie z przepisami RODO i innymi regulacjami. Firma przetwarzająca dane wrażliwe, może dzięki temu być pewna ich bezpieczeństwa, jednocześnie uzyskując znaczne oszczędności – tłumaczy Jolanta Błaszczyk, Ekspert w Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.

Cały proces od strony użytkownika wygląda tak, że instytucja finansowa, czy firma, która wystawia dokument, np. umowę kredytową lub handlową, podpisuje go pieczęcią elektroniczną lub certyfikatem i znakuje sygnaturą czasu. Swoim klientom wysyła odnośnik do strony www.kir.pl, na której można sprawdzić historię zmian wprowadzanych w dokumencie oraz zgodność z wymogami stawianymi trwałemu nośnikowi. Tak prowadzony proces sprawia, że dokument jest we właściwy sposób umocowany prawnie i można go wykorzystywać w kontaktach z innymi organami, np. sądem. Elektroniczny trwały nośnik ma również tę przewagę nad tradycyjną formą (czyli np. wydrukiem papierowym lub płytą CD), że nie można go zgubić ani zniszczyć – technologia blockchain stoi na straży nienaruszalności i trwałości dokumentów zapisanych w systemie. – Wartość ekologiczna trwałego nośnika jest dość łatwa do oszacowania. Jeden z naszych klientów w ciągu dwóch lat od wdrożenia tej usługi, wysłał elektronicznie 11 mln dokumentów, co przekłada się na ok. 20 mln zł oszczędności i ocalenie ok. 50 ha lasu – komentuje Jolanta Błaszczyk, Ekspert w Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.

Korzyści z wdrożenia cyfrowych narzędzi jest znacznie więcej. Poza zapewnieniem równoważnych skutków prawnych, gwarantowanym przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, wygodą użytkowania i ochroną przenoszonych wartości, pozwalają one również optymalizować koszty w przedsiębiorstwie i przyspieszać procesowanie dokumentacji. – Migracja dokumentacji firmowej na formę cyfrową, wspierana przez zastosowanie e-podpisu oraz trwałego nośnika, pozwala na uzyskanie znacznej przewagi konkurencyjnej. Pochodną implementacji rozwiązań cyfrowych jest także aspekt wizerunkowy – na to posunięcie decydują się firmy nowoczesne i świadome ekologicznie. I to one dziś wyznaczają biznesowe standardy – podsumowuje Elżbieta Włodarczyk.