W postępowaniach organizowanych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych obowiązuje elektroniczna komunikacja. To sprawia, że podpis elektroniczny jest narzędziem niezbędnym do składania ofert.

Ustawodawca dopuszcza do stosowania trzy rodzaje podpisów elektronicznych: kwalifikowane, zaufane i osobiste. Nie są one jednak takie same i nie można stosować ich wymiennie – w przypadku składania ofert i innych dokumentów zastosowanie określonego rodzaju podpisu jest uzależnione od wartości postępowania wskazanej przez zamawiającego (wynika to z art. 63 ustawy Pzp):

• w postępowaniach o wartości równej lub przekraczającej progi unijne korzystać można tylko z podpisu kwalifikowanego (wartość progów unijnych różni się w zależności od rodzaju postępowania i rodzaju zamawiającego i zmienia się co dwa lata, ale o większości takich postępowań można się dowiedzieć z ogłoszenia o zamówieniu publikowanym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej dostępnym pod adresem https://ted.europa.eu/);
• w postępowaniach o wartości poniżej progów unijnych, ale przekraczającej próg stosowania przepisów ustawy (czyli 130.000 zł netto), można zastosować każdy rodzaj podpisu (te ogłoszenia są publikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych dostępnym w portalu https://ezamowienia.gov.pl/).

W przypadku zamówień, które nie są objęte ustawą Pzp - z powodu wartości mniejszej od 130.000 zł netto lub z powodu wyłączenia przedmiotowego - zamawiający ustala każdorazowo własne reguły dotyczące składania ofert.

Tylko podpis kwalifikowany jest prawnie równy podpisowi odręcznemu

Startując w procedurze przetargowej warto wybrać podpis kwalifikowany, który ma najszersze zastosowanie. Podpis kwalifikowany spełnia warunki wynikające z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (nazywanego zazwyczaj potocznie rozporządzeniem eIDAS). Jest to jedyny rodzaj podpisu, który z mocy prawa jest zrównany z podpisem odręcznym.

Przy zakupie podpisu elektronicznego warunkiem niezbędnym jest potwierdzenie tożsamości jego właściciela. W przypadku standardowego podpisu Szafir, tożsamość potwierdzamy osobiście podczas wizyty w RCS – Regionalnym Centrum Sprzedaży KIR (link: lista) lub w wybranym Banku Spółdzielczym (link: lista). Jeśli chcemy mieć możliwość korzystania z e-podpisu w dowolnym miejscu i czasie, warto rozważyć zakup mobilnego podpisu kwalifikowanego mSzafir, który jest całkowicie wirtualnym narzędziem (nie wymaga czytnika ani karty, wystarczy smartfon lub inne urządzenie z dostępem do internetu). Wariant mSzafir można kupić online, a tożsamość potwierdzić za pomocą własnej bankowości elektronicznej. Cały proces zakupu jest intuicyjny i trwa kilka-kilkanaście minut. mSzafir jest automatycznie powiązany z kwalifikowanym znacznikiem czasu. Daje on gwarancję, że podpis został złożony w określonym czasie (w przypadku braku tego znacznika, podpis jest oznaczany datą i godziną ustawioną na urządzeniu wykorzystywanym do wykonania podpisu, która może się różnić od faktycznej). W przypadku standardowej wersji kwalifikowanego e-podpisu Szafir jest to usługa dodatkowa.