Niemal co trzeci menedżer spotkał się z fałszywymi dokumentami. Jak nie paść ofiarą oszustwa?

Dokumenty elektroniczne są jednym z fundamentów nowoczesnego biznesu. Coraz częściej korzysta z nich także administracja publiczna. Szybkość obiegu i wygoda użytkowania sprawiają, że organizacje decydują się na cyfrowe formy dokumentacji. Zmianom spowodowanym rozwojem technologii towarzyszy wzrost zagrożeń związanych z fałszerstwami i cyberprzestępczością.

Jak pokazał raport „Zaufanie w cyfrowym świecie. Kierunek: wiarygodność.”, przygotowany przez KIR, aż 29% menedżerów w Polsce przyznaje, że ich organizacje padły ofiarą oszustwa, otrzymując podrobione faktury, raporty finansowe czy nawet umowy. Jak zatem skutecznie chronić dokumenty elektroniczne przed manipulacją i zapewnić ich autentyczność?

Według Badania KPMG, w 2024 r. 83% organizacji doświadczyło przynajmniej jednego incydentu naruszenia cyberbezpieczeństwa. Były to między innymi działania polegające na fałszowaniu przesyłanych dokumentów, takich jak: faktury, raporty finansowe oraz umowy. Fałszerstwa te mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym utraty wiarygodności, strat finansowych czy zakłócenia procesów organizacyjnych.

Zaufanie do dokumentów elektronicznych jest kluczowe dla współczesnego biznesu. Cyberzagrożenia, takie jak phishing, deepfake czy manipulacja treścią dokumentów, są coraz bardziej zaawansowane. Dlatego warto inwestować w technologie, które zwiększają bezpieczeństwo i integralność danych. Ważne jest, byśmy mogli mieć pewność, co do rzetelności i wiarygodności dokumentów, z którymi się stykamy - zarówno w działaniach biznesowych, jak i w życiu prywatnym – podkreśla Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.

Jakie zagrożenia czyhają na e-dokumenty?

Dokumenty elektroniczne stały się już nieodłącznym elementem codziennego funkcjonowania firm i instytucji. Wraz z ich upowszechnieniem wzrosła również liczba zagrożeń związanych z ich obiegiem. Jak czytamy w opracowanym przez KIR raporcie „Zaufanie w cyfrowym świecie. Kierunek: wiarygodność”, fałszerstwa dokumentów czy manipulacje ich treścią, to tylko niektóre z wyzwań, z którymi muszą mierzyć się przedsiębiorstwa. Wśród najczęstszych zagrożeń wymienia się także przechwycenie danych i kradzież tożsamości.

W tym celu cyberprzestępcy zwykle dokonują ataków phishingowych. Polegają one na podszywaniu się pod zaufane osoby lub instytucje w celu wyłudzenia poufnych danych, takich jak hasła, dane logowania czy numery kart płatniczych. Phishing często przybiera formę wiarygodnie wyglądających wiadomości e-mail, w których przestępcy nakłaniają ofiary do otwarcia zainfekowanych załączników lub kliknięcia w linki, prowadzące do fałszywych stron internetowych.

Cyberprzestępcy przechwytują dane przesyłane w formie elektronicznej, a następnie skradzioną tożsamość wykorzystują np. do zawierania umów lub zaciągania zobowiązań finansowych. W takich przypadkach konsekwencje prawne i finansowe mogą być dotkliwe zarówno dla ofiar, jak i dla organizacji, które stały się ofiarą wycieku danych.

Coraz większym wyzwaniem stają się także narzędzia oparte na AI, takie jak deepfake i voice cloning. Deepfake pozwala na tworzenie realistycznych materiałów wideo, które mogą przedstawiać osoby wypowiadające się w sposób, który nigdy nie miał miejsca. Z kolei voice cloning, czyli imitacja głosu, umożliwia podszywanie się pod konkretne osoby, np. w celu wydawania fałszywych poleceń.

Nowoczesne technologie kluczem do ochrony e-dokumentów

Dokumenty elektroniczne można skutecznie zabezpieczyć przed fałszerstwami, stosując odpowiednie rozwiązania technologiczne: podpis elektroniczny oraz e-pieczęć. Podpis elektroniczny to jedno z najbardziej rozpoznawalnych narzędzi, gwarantujących integralność i autentyczność e-dokumentów. Jego zaawansowana wersja – kwalifikowany podpis elektroniczny – ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny i jest zgodny z wymogami rozporządzenia eIDAS, co oznacza, że ma wiążącą moc prawną na terenie całej Unii Europejskiej.

Pozwala jednoznacznie zidentyfikować osobę podpisującą dokument oraz daje gwarancję, że jego treść nie została zmieniona od momentu podpisania. Jest szczególnie przydatny do podpisywania dokumentów księgowych lub składania wniosków administracyjnych oraz w sytuacjach, w których umowy zawierane są elektronicznie i/lub na odległość.

Równie istotną rolę w zabezpieczaniu e-dokumentów odgrywa e-pieczęć. To rozwiązanie o analogicznej funkcji jak e-podpis, ale przeznaczone dla instytucji i organizacji. W przeciwieństwie do podpisu elektronicznego, który przypisany jest do konkretnej osoby, e-pieczęć używana jest przez podmiot prawny. Pieczęć zawiera dane firmy takie jak nazwa i jej identyfikator, co pozwala na jednoznaczną identyfikację podmiotu, który opieczętował dokument.

Mechanizm działania e-pieczęci opiera się na zaawansowanych technologiach kryptograficznych – każdy dokument opatrzony pieczęcią otrzymuje unikalny kod (tzw. hash), który pozwala zweryfikować jego integralność. Nawet najmniejsza zmiana w treści dokumentu powoduje unieważnienie pieczęci, co natychmiast sygnalizuje próbę manipulacji. Dzięki temu dokumenty, takie jak faktury czy umowy, są chronione przed fałszerstwami.

Praktyczne zastosowania e-pieczęci obejmują zarówno sektor publiczny, jak i prywatny. W sektorze publicznym e-pieczęć wykorzystywana jest m.in. do uwierzytelniania decyzji administracyjnych, zaświadczeń czy dokumentów podatkowych. W firmach natomiast znajduje zastosowanie w procesach księgowych, takich jak pieczętowanie faktur, zabezpieczanie dokumentacji handlowej czy elektroniczna archiwizacja. Zastosowanie e-pieczęci nie tylko pomaga zwiększyć bezpieczeństwo, ale także usprawnić obieg dokumentów i ograniczyć koszty związane z ich przechowywaniem.

– Wyniki naszego badania potwierdzają, że zaufanie do dokumentów elektronicznych jest kluczowe dla współczesnego biznesu. Cyberzagrożenia są realnym problemem, dlatego warto inwestować w rozwiązania, które zwiększą bezpieczeństwo dokumentów. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest jednym z takich narzędzi. Budując zaufanie do swoich dokumentów, firmy i organizacje wzmacniają swoją pozycję na rynku i chronią reputację – zauważa Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.

Zarówno podpis elektroniczny, jak i e-pieczęć wpisują się w szerszy trend automatyzacji i cyfryzacji procesów w organizacjach. Automatyczne pieczętowanie dokumentów, które umożliwia e-pieczęć, pozwala na obsługę dużych wolumenów w krótkim czasie, co jest szczególnie istotne na przykład w finansach, logistyce czy administracji publicznej.

Jak zapobiegać fałszowaniu dokumentów? Praktyczne wskazówki

Bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych to, obok technologii, również kwestia odpowiednich procedur i świadomości pracowników. W raporcie „Zaufanie w cyfrowym świecie. Kierunek: wiarygodność”, eksperci KIR wskazują działania, które pomogą w minimalizowaniu ryzyka:

• edukacja pracowników – regularne szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa pozwalają zwiększyć świadomość zagrożeń oraz nauczyć zespoły, jak rozpoznawać podejrzane dokumenty czy wiadomości,
• inwestycja w technologie – korzystanie z narzędzi takich jak e-podpis czy e-pieczęć zapewnia integralność dokumentów oraz eliminuje ryzyko manipulacji,
• procedury uwierzytelniania – każda organizacja powinna opracować procesy weryfikacji dokumentów, które pozwolą na szybkie wykrycie prób fałszerstw,
• monitorowanie systemów – regularny audyt technologii zabezpieczających oraz monitorowanie przepływu dokumentów pozwala na sprawne wykrycie ewentualnych zagrożeń,
• wykorzystanie ekspertów – współpraca z firmami specjalizującymi się w cyberbezpieczeństwie ułatwia wdrażanie najnowszych rozwiązań oraz ich integrację z własnymi systemami IT.

Bezpieczeństwo dokumentów jako fundament nowoczesnego biznesu

– E-pieczęć to nowoczesne narzędzie do uwierzytelniania dokumentów elektronicznych, które ma kluczową rolę w działalności księgowej przedsiębiorstwa. Dokument z e-pieczęcią jest jednoznacznie przypisany do konkretnej firmy i zawiera informację o czasie jego pieczętowania. Dzięki temu w łatwy sposób można zweryfikować jego autentyczność i upewnić się, że nie został zmieniony w sposób nieautoryzowany. Usługa usprawnia archiwizację dokumentów, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie i analizę – podsumowuje Agnieszka Gajak-Skwira, Główna Księgowa w KIR.

Ochrona dokumentów to fundament odpowiedzialnego i nowoczesnego biznesu. Fałszerstwa mogą dotknąć każdą firmę, dlatego warto działać już dziś, aby zabezpieczyć swoje procesy, dane oraz reputację. Współczesne technologie dają ku temu wiele możliwości – kluczem jest ich świadome i konsekwentne wykorzystanie.