Kwalifikowany podpis elektroniczny to uniwersalne narzędzie, które jest cyfrowym odpowiednikiem podpisu odręcznego. E-podpis ułatwia przenoszenie procesów do sfery online, pozwala także na niemal całkowite wyeliminowanie dokumentów papierowych w organizacji. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest w świetle prawa równy podpisowi własnoręcznemu, dlatego może być wykorzystywany w obrocie gospodarczym czy jako środek dowodowy. Przyspieszenie procesów cyfrowych sprawia, że jest coraz powszechniej stosowany we wszystkich sektorach gospodarki i w relacjach z administracją publiczną.

Kwalifikowany podpis elektroniczny to ciąg znaków dołączany do dokumentu gwarantujący, że jego treść nie uległa zmianie oraz pozwalający ustalić tożsamość osoby podpisującej. E-podpis zapewnia dokumentom elektronicznym znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa niż podpis złożony na papierze. Jakakolwiek zmiana wprowadzona w treści dokumentu – nawet dodanie jednej spacji – zostanie automatycznie wykryta w trakcie weryfikacji podpisów i podpis tak zmienionego dokumentu będzie nieważny.

Firmy wykorzystują podpis elektroniczny do podpisywania umów cywilno-prawnych, kontraktów, ofert handlowych czy zamówień – także w obrocie międzynarodowym. W kontaktach z administracją służy do sygnowania deklaracji ZUS, rozliczeń podatkowych w systemie e-Deklaracje, wymiany dokumentacji z GUS, GIIF, KRS czy organami samorządowymi.

Oprócz podpisów kwalifikowanych, na rynku są również dostępne rozwiązania mniej zaawansowane, pozwalające na składanie „zwykłego” e-podpisu. Warto jednak pamiętać, że autoryzacja dokumentów podpisem niekwalifikowanym w wielu sytuacjach może być niedostateczna i partner biznesowy lub urząd mogą odmówić przyjęcia tak podpisanych dokumentów. Przepisy prawa wprost określają, jakie dokumenty dla swojej ważności wymagają stosowania podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego

Podpis elektroniczny ułatwia i usprawnia pracę przedsiębiorcy, jednocześnie zapewniając firmie konkretne oszczędności. Pracownicy nie poświęcają czasu na drukowanie, wysyłanie czy archiwizowanie dokumentów. Firma ogranicza zużycie papieru i innych materiałów biurowych. Korzystanie z e-podpisu sprawia, że dokumenty można podpisywać z dowolnego miejsca i o każdej porze, co jest istotnym udogodnieniem w organizacji pracy firmy.

Podpis elektroniczny to rozwiązanie komercyjne dostarczane przez certyfikowane podmioty. Przy zakupie podpisu elektronicznego warunkiem niezbędnym jest potwierdzenie tożsamości jego właściciela. W przypadku standardowego podpisu Szafir, tożsamość potwierdzamy osobiście podczas wizyty w RCS – Regionalnym Centrum Sprzedaży KIR (link: lista) lub w wybranym Banku Spółdzielczym (link: lista). Jeśli chcemy mieć możliwość korzystania z e-podpisu w dowolnym miejscu i czasie, warto rozważyć zakup mobilnego podpisu kwalifikowanego mSzafir, który jest całkowicie wirtualnym narzędziem (nie wymaga czytnika ani karty, wystarczy smartfon lub inne urządzenie z dostępem do internetu). Wariant mSzafir można kupić online, a tożsamość potwierdzić za pomocą własnej bankowości elektronicznej. Cały proces zakupu jest intuicyjny i trwa kilka-kilkanaście minut. mSzafir jest automatycznie powiązany z kwalifikowanym znacznikiem czasu. Daje on gwarancję, że podpis został złożony w określonym czasie (w przypadku braku tego znacznika, podpis jest oznaczany datą i godziną ustawioną na urządzeniu wykorzystywanym do wykonania podpisu, która może się różnić od faktycznej). W przypadku standardowej wersji kwalifikowanego e-podpisu Szafir jest to usługa dodatkowa.