Aktualności

eIDAS – unijny filar prawny dla podpisów elektronicznych

Data: 2016.06.13

Jednym z czynników mających wpływ na rozwój przedsiębiorczości jest elektronizacja usług, świadczonych zarówno pomiędzy firmami, jak i w kontaktach z administracją publiczną. Ta zmiana przynosi wymierne korzyści dla biznesu, które w sposób bezpośredni wpływają na gospodarczą kondycję kraju. Do kluczowych narzędzi umożliwiających rozwój gospodarki elektronicznej należy e-podpis, którego upowszechnienie znalazło się wśród celów Unii Europejskiej.

Podstawą procesu ujednolicania przepisów dotyczących cyfryzacji usług świadczonych w ramach struktur europejskich, było przyjęcie w lipcu 2014 r. przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej projektu Rozporządzenia w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (eIDAS), które wejdzie w życie 1 lipca 2016 r. Nowa regulacja, która zastąpi polską ustawę o podpisie elektronicznym, zakłada przede wszystkim wzajemne uznanie przez państwa członkowskie usług zaufania, w tym m.in. podpisów elektronicznych weryfikowanych przy pomocy certyfikatów kwalifikowanych. Zmiana przepisów ma na celu z jednej strony zapewnienie bezpieczeństwa i poufności danych przesyłanych drogą elektroniczną na terenie UE, z drugiej zaś zwiększenie wygody elektronicznych operacji oraz usunięcie dotychczasowych barier hamujących rozwój e-commerce. Zapisy Rozporządzenia eIDAS uporządkują stan prawny, a dzięki zracjonalizowanemu pakietowi norm, dotyczących podpisu elektronicznego i usług zaufania, osiągnięta zostanie kompatybilność technologiczna. Obowiązywanie tych samych norm we wszystkich krajach członkowskich pozwoli na eliminację problemów wynikających z odmiennej interpretacji przepisów prawnych czy braku integracyjności programów informatycznych, co może przyczynić się do rozwoju rynku usług elektronicznych.

Zmiana przepisów pozwoli przedsiębiorcom – w szczególności tym mającym zagranicznych kontrahentów – na swobodny udział w przetargach na terenie całej Unii Europejskiej bez obaw, że ich podpisy elektroniczne nie będą respektowane. Możliwe będzie także podpisywanie umów handlowych, zaciąganie zobowiązań finansowych czy regulowanie płatności na drodze elektronicznej. Procedury te przebiegać będą w jednolitym otoczeniu prawnym, które wyeliminuje problemy z weryfikacją podpisu elektronicznego, a także z oceną wiarygodności takich usług zaufania jak znakowanie czasem. Zdaniem Elżbiety Włodarczyk, dyrektora Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR, firmy otrzymają możliwość szybkiego i taniego załatwiania spraw formalnych na odległość, a zastąpienie dokumentów papierowych ich wersją cyfrową, akceptowaną w każdym państwie członkowskim, zwiększy znacząco efektywność procesów biznesowych.

 

Jak to robi E-stonia?


Działania mające na celu cyfryzację możliwie wielu usług na styku biznesu i administracji publicznej, z lepszym lub gorszym skutkiem, podejmują wszystkie kraje unijne. Według danych Eurostatu (wskaźnik DESI, czyli Digital Economy and Society Index), wiele państw Unii Europejskiej dąży do pogłębienia procesu elektronizacji usług, jednak jego szybkość jest bardzo zróżnicowana. Do europejskich liderów należą Dania, Holandia, Szwecja, Finlandia czy Estonia. Z kolei relatywnie najgorzej sytuacja wygląda w Rumunii, Bułgarii, Grecji i we Włoszech. Polska również plasuje się poniżej średniej.

Przykładem kraju, który w bardzo krótkim czasie zmienił się z zaniedbanej gospodarczo, postradzieckiej republiki w jedno z najbardziej innowacyjnych i nowoczesnych państw na świecie, jest Estonia. U podstaw osiągniętego sukcesu leży rozwiązanie, które w samej Estonii funkcjonuje od 2007 r. Chodzi o ID-kaart, czyli estoński dowód osobisty. W specjalnym chipie umieszczonym na karcie znajdują się nie tylko informacje na temat tożsamości posiadacza, ale również klucze kryptograficzne, dzięki którym posługując się takim dowodem, można składać deklaracje podatkowe przez Internet, korzystać z usług administracji publicznej, zarejestrować wizytę u lekarza, a nawet w sposób zdalny wziąć udział w wyborach parlamentarnych. Rozwiązanie to otworzyło Estończykom drzwi do pełnej cyfryzacji usług publicznych i uplasowało ich kraj w awangardzie świata nowych technologii.

 

Cyfryzacja po polsku


Informatyzacja usług publicznych jest również jednym ze strategicznych celów polskiego Ministerstwa Cyfryzacji. Resort, oprócz rozbudowy samej infrastruktury telekomunikacyjnej i informatycznej, podkreśla również w tym kontekście wagę wyboru metody bezpiecznej identyfikacji użytkowników takich usług. Jedną z nich może być właśnie powszechny e-podpis, który jest narzędziem ogólnodostępnym, łatwym w obsłudze i całkowicie bezpiecznym. – Dane w postaci cyfrowej, opatrzone e-podpisem weryfikowanym przy pomocy ważnego certyfikatu kwalifikowanego, są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom podpisanym własnoręcznie. Dzięki temu podpis elektroniczny można zastosować w wielu obszarach, usprawniając pracę firm oraz urzędów, co ma wpływ na optymalizację kosztów ich funkcjonowania i jest zgodne zarówno z priorytetami ministerstwa, jak i przesłankami stojącymi za wprowadzeniem rozporządzenia eIDAS przez Unię Europejską – przekonuje E. Włodarczyk.

 

Co daje firmie e-podpis?


Według danych KIR – wiodącego centrum certyfikacyjnego w kraju – ponad 93 proc. klientów korzystających z bezpiecznego podpisu Szafir, oceniło funkcjonowanie tej usługi dobrze lub bardzo dobrze, a ponad 98 proc. użytkowników jest zainteresowanych odnowieniem certyfikatu, po upływie terminu jego ważności. Z czego wynikają pozytywne opinie?

Podpis elektroniczny ułatwia i usprawnia pracę przedsiębiorcy, jednocześnie zapewniając firmie konkretne oszczędności. Przykładowo, bezpieczny podpis elektronicznym pozwala na całkowite wyeliminowanie papierowych faktur. – Zastąpienie dokumentów w formie tradycyjnej ich cyfrowymi odpowiednikami w sposób znaczący ogranicza podstawowe koszty administracyjne, jak zakup papieru, tonera do drukarki, opłaty pocztowe i oczywiście daje znaczną oszczędność czasu, który trzeba by poświęcić na przygotowanie i fizyczną wysyłkę dokumentu do kontrahenta – mówi E. Włodarczyk. – Jeśli firma wystawia co miesiąc kilkadziesiąt czy kilkaset faktur, oszczędności te stają się znaczące. Dodatkowo e-faktury łatwiej jest księgować i archiwizować, a także ewidencjonować ich obieg.

W badaniu zrealizowanym przez Konfederację Lewiatan w 2015 r., 74 proc. firm oceniło, że miesięczne koszty druku i dystrybucji faktur wynoszą nawet do 5 tys. zł, a 9 proc. oszacowało je na kwotę między 5 tys. a 10 tys. zł. Z raportu „E-faktura w Polsce” wynika, że koszt wydruku i wysyłki pojedynczej faktury wynosi – w zależności od szacunków to od 1,5 zł do 1-2 euro, natomiast wdrożenie e-faktury pozwala zredukować ogólne koszty całego procesu o ok. 80 proc.

E-podpis pozwala nie tylko na wystawianie e-faktur, ale także na maksymalne ograniczenie „fizycznego” kontaktu firmy z urzędami. Już od 2006 r. organy władzy publicznej mają obowiązek umożliwienia klientom składania podań i wniosków oraz dokonywania innych czynności w formie elektronicznej, w tym przyjmowania dokumentów opatrzonych bezpiecznym e-podpisem. Warto przypomnieć, że od stycznia 2015 r., firmy zatrudniające więcej niż 5 pracowników, mają obowiązek składania deklaracji podatkowych PIT-11, CIT-8 oraz IFT-2 wyłącznie w formie elektronicznej, poświadczonych kwalifikowanym podpisem. Dostępny dla przedsiębiorców system umożliwia bieżącą kontrolę stanu konta podatkowego, co skraca do minimum czas załatwiania spraw związanych z rozliczeniem.

E-podpis jest także narzędziem umożliwiającym korzystanie z elektronicznego systemu ZUS. Dzięki temu przedsiębiorca otrzymuje dostęp do Platformy Usług Elektronicznych (PUE), na której można zrealizować większość spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Dodatkowo udostępniona przez ZUS aplikacja ePłatnik pozwala firmom rozliczać składki za siebie i pracowników, wysyłać deklaracje rozliczeniowe, dokonywać zgłoszeń i wyrejestrowań ubezpieczonych. Zgodnie z przepisami, które weszły w życie z początkiem 2015 r. przedsiębiorcy rozliczający składki za więcej niż 5 zatrudnionych, są zobowiązani do korzystania z dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej.

Istnieje jeszcze cały szereg zastosowań elektronicznego podpisu w firmach – wyjaśnia E. Włodarczyk. – W tym np. składanie wniosków rejestrowych, załączników i dokumentów do sądów rejestrowych lub Centralnej Informacji KRS na formularzach udostępnionych przez portal e-KRS, mówi E. Włodarczyk. – Dodatkowo e-podpis umożliwia zgłaszanie do rejestracji zbiorów danych osobowych i dokonywanie ich aktualizacji w GIODO, a także udział w przetargach i aukcjach elektronicznych – dodaje.

 

Jak zamówić e-podpis?


Do posługiwania się certyfikowanym e-podpisem niezbędne jest posiadanie specjalnego zestawu umożliwiającego jego użytkowanie. Składa się on z karty, na której zapisany jest klucz prywatny użytkownika i certyfikatu kwalifikowanego. Ważność certyfikatów uprawniających do składania podpisu elektronicznego jest ograniczona czasowo – najczęściej do roku lub dwóch. Po tym czasie konieczne jest ich odnowienie. – Aby zakupić oferowany przez KIR zestaw do e-podpisu Szafir, należy wypełnić odpowiedni formularz zamówienia dostępny w siedzibie naszej firmy lub poprzez stronę internetową, określając jakiego typu produkt chcielibyśmy otrzymać. Następnie pozostaje już tylko wizyta w jednej z regionalnych placówek KIR lub w oddziale współpracującego z nami banku spółdzielczego i odebranie zamówionego zestawu – wyjaśnia E. Włodarczyk. – Jeśli już wcześniej korzystaliśmy z takiej aplikacji, procedura odnowienia certyfikatu jest jeszcze prostsza i można ją przejść w pełni on-line – dodaje.

lista aktualności

Nasi klienci:

  • ALAB laboratoria
  • Białystok
  • Michelin
  • Luxmed
  • Wasko
  • Warmia i Mazury
  • Synevo
  • Siemens
  • Puławy
  • Katolicki Uniwersytet Lubelski
  • Diagnostyka